SISÄINEN KIRJANPIDON VALVONTA: ELEMENTIT, TAVOITTEET JA ESIMERKKI - DUDAS - 2026

Sisäisen laskennan valvonta kattaa menetelmät toteutettu yhtiön tarkoituksena on varmistaa rahoitusmarkkinoiden luotettavuutta ja tilitietoja, tavata toiminnalliset tavoitteet ja kannattavuutta, ja lähettävät hallintapolitiikkaa läpi organisaation. Nämä ovat päällekkäisiä yrityksen tavanomaisten toimintatapojen kanssa.

Tämän päällekkäisyyden tarkoituksena on suojata omaisuutta, minimoida virheitä ja varmistaa, että toiminnot suoritetaan hyväksytyllä tavalla. Sisäisiä valvontajärjestelmiä ei ole identtisiä, mutta monista taloudellisen eheyden ja kirjanpitokäytäntöjen valvontafilosofioista on tullut tavanomaisia ​​johtamiskäytäntöjä.

Sisäinen valvonta tulee hintaan, mikä tarkoittaa, että valvontatoimenpiteet hidastavat usein yrityksen prosessien luonnollista virtausta, mikä voi heikentää sen yleistä tehokkuutta. Avainkäsite on, että kaikkein kattavin sisäisen valvonnan järjestelmä ei poista petosten tai virheiden riskiä kokonaan.

Tapahtumia tulee aina olemaan, johtuen yleensä odottamattomista olosuhteista tai jonkun liian määrätietoisesta ponnisteluista, jotka haluavat tehdä petoksia.

Sisäisen kirjanpidon valvonnan elementit

Tehtävien erottaminen

Tehtävien erottamiseen sisältyy vastuun jakaminen kirjanpidosta, talletuksista, raportoinnista ja tilintarkastuksesta. Lisätehtävät ovat erilliset, vähemmän on mahdollista, että yksi työntekijä tekee petoksia.

Pienille yrityksille, joilla on vain muutama kirjanpitohenkilöstö, vastuunjako kahden tai useamman henkilön välillä tai vaatimus kriittisten tehtävien tarkistamisesta työtovereiden toimesta voi olla sama tarkoitus.

Kulunvalvonta

Tilinpitojärjestelmän eri osien käytön hallitseminen salasanojen, lukkojen ja elektronisten pääsylokien avulla voi estää luvattomia käyttäjiä poissa järjestelmästä, mutta tarjoaa samalla myös tavan järjestelmän käytön tarkastamiseen lähteen tunnistamiseksi virheistä tai eroista.

Fyysiset tarkastukset

Fyysisiin tarkastuksiin sisältyy käteisvarojen ja kirjanpitojärjestelmään kirjattujen fyysisten hyödykkeiden manuaalinen laskeminen; esimerkiksi varastot, materiaalit ja työkalut.

Fyysinen laskenta voi paljastaa hyvin piilotetut erot tilien saldoissa, jotka jätetään huomiotta sähköisissä tietueissa.

Rahat voidaan laskea myyntipisteissä päivittäin tai jopa useita kertoja päivässä. Suuremmat projektit, kuten manuaalinen varastonlaskenta, on tehtävä harvemmin, ehkä neljännesvuosittain.

Standardoitu dokumentaatio

Rahoitustoimiin käytettyjen asiakirjojen - kuten laskujen, sisäisten materiaalipyyntöjen, varastotietojen ja matkakuluraporttien - standardisointi voi auttaa ylläpitämään kirjanpidon yhdenmukaisuutta ajan myötä.

Vakioasiakirjamuotojen käyttö voi helpottaa menneiden tietueiden tarkistamista etsittäessä järjestelmään mahdollisten erojen lähteitä. Standardoinnin puute voi aiheuttaa kohteiden huomiotta jättämisen tai tulkinnan väärin tällaisessa tarkastelussa.

Kokeilutaseet

Kaksinkertaisen kirjanpidon järjestelmän käyttö lisää luotettavuutta varmistamalla, että kirjat ovat aina tasapainossa. Silti virheiden avulla on mahdollista heittää järjestelmä pois tasapainosta milloin tahansa.

Päivittäisten tai viikoittaisten kokeellisten saldojen laskeminen voi antaa säännöllistä tietoa järjestelmän terveydestä. Tämä mahdollistaa poikkeavuuksien löytämisen ja tutkinnan mahdollisimman pian.

Määräaikaiset sovinnot

Kirjanpidolliset täsmäytykset voivat varmistaa, että kirjanpitojärjestelmän saldot vastaavat muiden yksiköiden, kuten pankkien, toimittajien ja luottoasiakkaiden, tilien saldot.

Pankkien täsmäytykseen sisältyy esimerkiksi käteisvarojen ja talletus- ja kuititietojen vertaaminen kirjanpitojärjestelmän ja tiliotteiden välillä.

Erot tämäntyyppisten täydentävien tilien välillä voivat paljastaa virheitä tai eroja tilissä itsessään. Ne voivat myös osoittaa, että virheet voivat johtua muista yksiköistä.

Hyväksyntäviranomainen

Erityisten päälliköiden vaatiminen luvan myöntämiseksi tietyntyyppisille liiketoimille voi lisätä kirjanpitovelvollisuuden tason. Tämä osoittaa, että vastaavat viranomaiset ovat tarkastelleet, analysoineet ja hyväksyneet liiketoimia.

Hyväksynnän vaatiminen suurten kulujen ja maksujen suorittamiseksi estää häikäilemättömiä työntekijöitä toteuttamasta suuria vilpillisiä liiketoimia yrityksen varoilla.

tavoitteet

Suojaa yrityksen varat

Hyvin suunniteltu sisäinen valvonta suojaa omaisuutta menetyksiltä. Tappio voi olla vahingossa tapahtuva tappio, joka johtuu ihmisten tekemistä rehellisistä virheistä. Se voi olla myös tahallinen tappio, joka johtuu tahallisesta vilpillisestä toiminnasta.

Takaa taloudellisten tietojen luotettavuus ja eheys

Sisäisellä valvonnalla varmistetaan, että johdolla on tarkat, oikea-aikaiset ja täydelliset tiedot, mukaan lukien kirjanpitoaineistot, liiketoiminnan suunnitteluun, hallintaan ja raportointiin.

Varmista lakien noudattaminen

Sisäinen valvonta auttaa varmistamaan, että yritys noudattaa monia liiketoimintaan vaikuttavia kansallisia, osavaltion ja paikallisia lakeja ja määräyksiä.

Edistää tehokasta ja vaikuttavaa toimintaa

Sisäinen valvonta tarjoaa ympäristön, jossa johtajat ja henkilökunta voivat maksimoida toiminnan tehokkuuden ja vaikuttavuuden.

Tavoitteiden ja tavoitteiden noudattaminen

Sisäinen valvontajärjestelmä tarjoaa johdolle mekanismin toiminnan tavoitteiden ja tavoitteiden saavuttamisen seuraamiseksi.

esimerkki

Likvidit varat tarvitsevat aina enemmän suojaa kuin epälikvidit varat, koska niitä on helpompi varastaa; esimerkiksi käteisellä.

Raha on likvidein omaisuus ja sen voi helposti varastaa jokainen sitä käsittelevä työntekijä. Yrityksen käteisvarojen suojelemiseksi on toteutettava erityinen sisäinen valvonta.

Työnjaon sisäistä valvontaa käytetään usein käteisellä. Tämä valvonta edellyttää, että henkilö, joka vastaanottaa käteissuorituksia asiakkaalta, ja henkilö, joka kirjaa kassakuitin kirjanpitojärjestelmään, eivät ole koskaan sama työntekijä.

Itse asiassa jotkut sisäisen valvonnan järjestelmät menevät askeleen pidemmälle ja vaativat yhden työntekijän keräämään käteisvaroja, toisen tallettamaan sen pankkiin ja toisen tallentamaan sen kirjanpitojärjestelmään.

Segmentoimalla jokaisen työntekijän tehtävät kukaan henkilö ei voi kerätä käteistä, tallettaa sitä ja kirjata myynti kirjanpitoon. Tämä estää petokset, koska siten henkilö ei voi tasata osaa kerätystä käteisestä ja kirjata pienempi määrä kassakuitia kirjanpitojärjestelmään.

Viitteet

1. Steven Bragg (2018). Sisäinen kontrolli. Kirjanpitotyökalut. Otettu: kirjanpito-verkkosivusto.
2. Investopedia (2018). Sisäinen valvonta. Otettu: invespedia.com.
3. Rebekiah Hill (2018). Sisäinen valvonta kirjanpidossa: määritelmä, tyypit ja esimerkit. Tutkimus. Otettu: study.com.
4. Washingtonin yliopisto (2018). Sisäinen valvonta. Ostettu: finance.uw.edu.
5. David Ingram (2018). Mitkä ovat kirjanpidon seitsemän sisäisen valvonnan menettelyä? Pienyritys - Chron. Ostettu: smallbusiness.chron.com.
6. Oma kirjanpitokurssini (2018). Mitä sisäinen valvonta on? Otettu: myaccountingcourse.com.