YRITYKSEN MENETTELYKÄSIKIRJA: MITÄ VARTEN SE ON, VALMISTELU - DUDAS - 2026

Yrityksen menettelykäsikirja on kirjallinen asiakirja, jossa luetellaan vaihe vaiheelta ohjeet siitä, miten työtehtävä suoritetaan tai miten käsitellä tiettyä tilannetta, kun se syntyy työpaikalla. Se sisältää yrityksen parhaat käytännöt ja kuvaukset tärkeimmistä liiketoimintaprosesseista.

Tämä käsikirja sisältää myös menetelmät ja standardit, joilla työn odotetaan tapahtuvan. Menettelykäsikirjan luominen auttaa ohjaamaan yritystä kasvuun, yksinkertaistamaan koulutusta ja helpottamaan sen mittakaavaa.

Tämä käsikirja voi olla kolmirenkainen kansio, jaettu verkon aseman kansio tai verkossa julkaistu automaattinen versio menettelytapojen hallintaohjelmiston avulla. Kaikkien tulisi ymmärtää, mistä menettelyohje on valmistettu ja mistä se löytyy, kun joku sitä tarvitsee.

Menettelykäsikirjoituksen kirjoittaminen vaatii selkeän ymmärryksen mistä tahansa prosessin vaiheista. Liiketoiminnan kasvaessa tarvitaan uusia menettelytapoja. Proseduurikäsikirjaa voidaan pitää myös proseduurikirjastona.

Ohjekirja sisältää näytteenottomenetelmiä, joita voidaan käyttää mallina uusille toimintatavoille. Kaikkien organisaation työntekijöiden on oltava koulutettuja yrityksen politiikoista ja menettelyistä; heillä olisi aina oltava välitön pääsy menettelyohjeisiin.

Mitä varten se on?

Hyvin kirjoitetun menettelyohjeen avulla yritys voi helpottaa uusien työntekijöiden koulutusta.

Koulutuksen lisäksi menettelykäsikirja tarjoaa nykyisille ryhmän jäsenille resurssin oppia vähemmän käytetyistä menettelyistä ja varmistaa, että ne suoritetaan oikein muodollisuuksin, samalla kun laadunvalvonta ylläpidetään.

Työntekijöiden on ymmärrettävä, mitä heiltä odotetaan. Esimiehet tarvitsevat menettelykäsikirjan liiketoimintaprosessien hallitsemiseksi. Dokumentoimalla standardit kommunikoit tärkeänä kasvun, laadun ja asiakastyytyväisyyden kannalta.

Toiminta-alueeseen vaikuttavien politiikkojen ja menettelyjen avulla etulinjan työntekijöillä on valtuudet tehdä tehokkaita, aikaa säästäviä päätöksiä.

Tehokas menettelykäsikirja tarjoaa asianmukaiset menetelmät osastojenväliseen viestintään, jonka avulla henkilökunta voi työskennellä yhdessä päivittäisten liiketoimintaongelmien ratkaisemiseksi ilman, että vaaditaan tarpeettomia valvontatoimijoita.

Menettelykäsikirjan tavoitteena tulisi olla erilaisen sisällön järjestäminen heijastamaan sekä yrityksen muotoja että viestintävälineitä, voidakseen suorittaa palvelu tai valmistaa tuotetta edullisimmin ja mahdollisimman nopeasti.

Sillä on lisäetu pitämällä työntekijöiden tyytyväisyys ja motivaatio korkeana.

Miten tehdä se?

Ennen menettelykäsikirjan kehittämistä on tärkeää ymmärtää ero politiikan, ydinprosessin ja menettelyn välillä.

- Politiikka on joukko perusperiaatteita ja niihin liittyviä suuntaviivoja, jotka organisaation johto on muotoillut ja soveltanut, ohjaamaan ja rajoittamaan sen toimintaa pitkän aikavälin tavoitteiden saavuttamisessa.

- Perusprosessi on toisistaan ​​riippuvaisten ja linkitettyjen menettelyjen sarja, jotka kuluttavat kussakin vaiheessa yhden tai useamman resurssin (työntekijän aika, energia, koneet, raha) tuotantopanosten muuntamiseksi tuotteiksi. Nämä tulokset toimivat syötteinä seuraavaan vaiheeseen, kunnes tunnettu tavoite tai lopputulos saavutetaan.

- Menettely on toimintojen sarja tai kiinteä toimintasuunnitelma, joka määritellään vaiheilla (sisältäen selvästi määritellyt lähtö- ja loppupisteet), jotka on suoritettava samassa järjestyksessä tehtävän suorittamiseksi onnistuneesti.

Määritä ydinprosessit

Kaikki yrityksen keskeiset prosessit on otettava huomioon. Aluksi määritellään prosessit, jotka hahmotellaan ja kartoitetaan menettelykäsikirjassa, luomalla yhteenveto kaikista sisällytettävistä toimenpiteistä.

Vaikka kaikkia prosesseja ei välttämättä luetella, on tärkeätä laatia tärkeimmät ja tärkeimmät prosessit. Esimerkiksi ravintola saattaa määritellä ydinprosessit tietyn ruuan valmistamiseksi, mutta yhtä tärkeätä on ravintolan puhdistusprosessi.

Olisi luotava luettelo keskeisistä prosesseista, jotka on katettava, jotta ne voidaan integroida menettelykäsikirjaan kartoituksen jälkeen. Kehys toimii ohjeena sen varmistamiseksi, että mitään tehtävistä ei jää jäljelle, kun käsikirja kirjoitetaan.

Kirjoita johdanto

Sisällytä lyhyt kuvaus siitä, mitä käsikirja sisältää, joka menee suoraan ihmisille, jotka käyttävät käsikirjaa, mitä lukijat voivat odottaa käyttäessään käsikirjaa, ja paras tapa käyttää käsikirjaa (ts. 'Lue sen kansi kattamaan loppu "tai" käytä viitteenä löytääksesi menettelyjä tarpeen mukaan ").

Laadi vuokaavio jokaisesta prosessista

Jokainen prosessi määritetään vaiheiden tai tehtävien avulla, jotka ovat tarpeen sen suorittamiseksi. Vaiheen puuttuminen voi tarkoittaa tilauksen menettämistä tai viivästymistä tai viallisen lopputuotteen saamista. Vuokaavion laatiminen määrittelee työnkulun.

Käsikirjan suorittamiseksi sinun on aloitettava yhdestä prosessista kerrallaan: aloita ensimmäisestä prosessista luonnoksessa. Prosessin suorittamiseen tarvittavat vaiheet on hahmoteltu, sitten palaat takaisin ja kirjoitat kunkin vaiheen yksityiskohdat.

Varmista, että jokainen vaihe on selkeä ja tiivis. Jokaisen vaiheen tulisi olla riittävän yksityiskohtainen, jotta kuka tahansa voi noudattaa ohjeita.

Oletetaan esimerkiksi, että luot menettelyn myyntiprosessille Internetin vaatimuksella. Ensin tehdään vuokaavio siitä, miten potentiaaliseen asiakkaaseen otetaan ensin yhteyttä sen jälkeen, kun hän on pyytänyt tietoja: puhelimitse, sähköpostitse tai tekstiviestinä.

Jos mahdollisiin potentiaalisiin asiakkaisiin ei alun perin otettu yhteyttä, lasketaan, kuinka monta kertaa myyntitiimi seuraa, ja jokaiselle yhteyshenkilölle on määritetty erityiset skriptit.

Kun otat yhteyttä asiakkaaseen, osoitetaan erilainen käsikirjoitus sekä joukko seurantoja riippuen siitä, ostiko asiakas tuotteen tai päätti odottaa.

Anna menettely toiselle lukea

On tärkeää, että työtoverisi tai tuntemasi henkilö lukee sen ja seuraa ohjeita kirjoitettuna. Tämä henkilö voi antaa arvokasta palautetta, jos on vaiheita, joita et pystynyt suorittamaan tai ette ymmärtäneet.

Menetelmän virheenkorjaus perustuu kommentteihin. Sinun on ehkä kirjoitettava, muokattava tai lisättävä jotain ohjeisiin.

Luo tarkistuslistoja ja lomakkeita

Jokaisessa prosessissa ryhmän jäsenten on helpompaa seurata lomaketta tai tarkistusluetteloa. Siksi on kehitettävä yksityiskohtainen malli, joka perustuu kartoitettuun prosessiin.

Jos sinun on kerättävä erityisiä tietoja asiakkaan saapuessa, sinun on varmistettava, että mallipohjassa on kaikki vaadittavat tiedot tiivistettynä.

Ei pidä olettaa, että ryhmän jäsenet muistavat kaiken menettelyn osoittaman, etenkin kun asiakas istuu heidän vastapäätä. Tarkistuslistat ja lomakkeet tulisi integroida liitteenä vuokaavioon ja prosessivaiheisiin.

Integroi se menettelykäsikirjaan

Kun kullekin prosessille on osoitettu vuokaavio ja kaikki tukevat asiakirjamallit on luotu, ne integroidaan täydelliseen menettelykäsikirjaan. Käsikirja on järjestetty osastoittain.

Esimerkiksi menettelykäsikirjassa voi olla osiot "Myynti", "Operaatiot" ja "Jakelu". Jokainen osa on jaettu kyseisen yksikön ydinprosesseihin, yleensä siinä järjestyksessä, että jokainen ydinprosessi suoritetaan tuotteiden kokonaistoimituksessa.

Jakelu-osiossa voi olla useita pääprosesseja, kuten "Hanki tilaus", "Toimituspaketti", "Toimitus" ja "Seuranta".

Menettelykäsikirja on järjestetty sisällysluettelon avulla ja kukin menettely on selkeästi lihavoitu otsikon otsikko.

Otsakkeessa on mukana oppaan nimi, sisällysluettelo, johdanto ja menettelytavat sisällysluettelon mukaisessa järjestyksessä.

Välilehtiä voidaan jopa sijoittaa joukkueen jäsenille, jotta ne tarkistavat käyttöoppaan helposti, jotta he löytäisivät asiaankuuluvat menettelyt osastollaan.

Viimeiseksi kopioita tehdään ja jaellaan. Kannusta jatkuvaa palautetta ja päivitä käyttöohje tarvittaessa. Käsikirjan tulisi olla saatavilla kunkin toiminnallisen alueen osoitetulle alueelle käytäntöjä ja menettelytapoja hyödyntäen.

esimerkit

-Manuaali kokkihampurilaisia ​​tietyllä tavalla.

-Käsikirja kuinka toimia tulipalon, maanjäristyksen tai luonnonkatastrofin sattuessa.

- Manuaalinen tapa käsitellä asiakasvalituksia tai aggressiivista asiakasta.

-Manuaali suorittaa henkilöstövalintaprosessi.

- Manuaalinen osaa työskennellä ravintolassa.

Viitteet

1. Kimberlee Leonard (2017). Kuinka voin kirjoittaa vakiokäyttötapojen käsikirjan? Pienyritys - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Chris Anderson (2017). Mikä on politiikkojen ja menettelytapojen käsikirja? Bizmanualz. Otettu: bizmanualz.com.
3. Bizfluent (2017). Menettelykäsikirjan määritelmä. Otettu: bizfluent.com.
4. Chris Anderson (2017). Mikä on menettelykäsikirjan tarkoitus? Bizmanualz. Otettu: bizmanualz.com.
5. Template Lab (2018). 37 parasta vakiokäyttömenetelmää (SOP). Otettu: templatelab.com.
6. Greg Marsello (2017). 8-VAIHE-OHJE VAKIEN KÄYTTÖOHJEEN RAKENTAMISEKSI. Lern. Kuvannut: blog.lern.org.