YRITYKSEN HALLINNAN PERIAATTEET: PERIAATTEET JA ESIMERKIT - DUDAS - 2025

Yrityksen valvontaperiaatteet ovat määräyksiä, jotka edellyttävät kirjanpitojärjestelmiin vakiintuneiden menettelyjen ja prosessien olemassaoloa, jotta johtajat voivat valvoa ja säännellä liiketoimintaansa varmistaen siten yhtiön varojen suojan.

Valvontaperiaatteiden tavoitteena on varmistaa, että kirjanpitojärjestelmä toimii oikein ja että liiketapahtumat kirjataan oikein. Ilmeisesti johtajat eivät voi valvoa kaikkia työntekijöitä, joten on mahdollista, että tapahtuu virheitä tai petoksia.

Jotta tunnistetaan ja luodaan tehokkaat valvontatoimet, johdon on jatkuvasti arvioitava riskiä, ​​seurattava valvonnan toteutusta ja muutettava valvontaa tarvittaessa.

Tällaisen välttämättömän liiketoiminnallisuuden tarjoaminen tarjoaa kohtuullisen turvallisuuden vähentämällä virheiden todennäköisyyttä ja turvaamalla organisaation varat. Sen tärkeyden vuoksi yritysten on harkittava valvonnan perusperiaatteita.

Tärkeimmät valvontaperiaatteet

Ohjausympäristö

Ylimmän johdon johtamistyyli ja odotukset, erityisesti heidän hallintotavansa, määräävät ohjausympäristön.

Valvontaympäristössä hallintokomitea suorittaa lisävalvontaa, joka varmistaa hallinnollisen eheyden, eettiset arvot, selkeästi määritellyn organisaatiorakenteen sekä pätevät ja luotettavat työntekijät, jotka määräävät viranomaisen ja vastuut.

Valvontatoimet

Ne ovat erityisiä politiikkoja ja menettelyjä, joita johto käyttää tavoitteidensa saavuttamiseen. Näitä ovat seuraavat:

Tehtävien erottaminen

Se edellyttää, että erilaisille ihmisille annetaan vastuu erilaisten tehtävien suorittamisesta liittyvissä toimissa, etenkin sellaisissa, jotka liittyvät luvan myöntämiseen, säilöönottoon tai kirjanpitoon.

Vaadimalla erilaisia ​​ihmisiä suorittamaan nämä toiminnot luodaan tasapainoinen hallintajärjestelmä.

Kauppojen ja toimien hyväksyminen

Se auttaa varmistamaan, että kaikki yrityksen toiminta noudattaa vakiintuneita käytäntöjä ja ohjeita.

Tiettyjen päälliköiden vaatiminen hyväksymään tietyntyyppisiä liiketoimia lisää kirjanpitoon sitoutumista osoittamalla, että asianomainen viranomainen on analysoinut ja hyväksynyt tapahtumat.

Asiakirjojen standardointi

Se sisältää helppokäyttöisten ja riittävän informatiivisten laskujen ja muiden asiakirjojen luomisen, ennalta numeroitujen ja peräkkäisten asiakirjojen käytön ja asiakirjojen oikea-aikaisen valmistelun.

Standardoinnin ansiosta vanhojen tietueiden tarkastelu on helppoa etsimällä järjestelmään mahdollisten erojen lähde. Standardoinnin puute voi johtaa siihen, että jotkut kohteet jätetään huomiotta tai niitä tulkitaan väärin tällaisessa tarkastelussa.

Varojen ja tietueiden fyysinen ja kulunvalvonta

Ne ovat elektronisia tai mekaanisia hallintalaitteita (kassakaapit, henkilöllisyyskortit, aidat, kassakoneet, videokamerat, lukot) tai tietokoneohjauksia, jotka liittyvät käyttöoikeuksiin tai vakiintuneisiin varmuuskopiointi- ja palautusmenettelyihin.

Teknologia voi yleensä mennä sinne, missä ihmiset eivät voi, ja voit olla työssä 24 tuntia vuorokaudessa ilman erillistä palkkaa.

Tilinpitojärjestelmään pääsyn hallitseminen salasanojen, lukkojen ja elektronisten pääsylokien avulla estää luvattomia käyttäjiä poissa järjestelmästä, ja tarjoaa myös tavan järjestelmän käytön tarkastamiseen virhelähteiden tunnistamiseksi.

Riippumattomat arvostelut

Yritysten tulee tarkistaa määräajoin valvontajärjestelmänsä. Tämän pitäisi tehdä joku, joka ei ole suorittanut mitään varmennettavista töistä.

Nämä katsaukset auttavat varmistamaan kirjanpitotietojen luotettavuuden ja toiminnan tehokkuuden.

Vastuunjako

Yrityksen on selvästi asetettava vastuut. Erityisten vastuiden osoittaminen ihmisille varmistaa, että he ymmärtävät heidän roolinsa hallinnan ylläpitämisessä.

Jos jotakin vastuuta ei huomioida, tehokas valvontajärjestelmä tekee selväksi, kuka ei suorita annettua tehtävää.

esimerkit

Kaikki nämä valvontatoimenpiteet täyttävät valvontaperiaatteen tavoitteet. Kun valvonta on paikallaan, johtajien ei tarvitse valvoa kunkin työntekijän toimintaa. He voivat säännöllisesti tarkistaa valvontaa varmistaakseen, että ne toimivat oikein ja keskittyä yrityksen johtamiseen.

Tehtävien erottaminen

On hyvä valvonta varmistaa, että kirjanpito tapahtuu erillään todellisesta käteisvarojen käsittelystä.

Tästä syystä kassajohtaja on vastuussa käteisvarojen keräämisestä asiakkailta, mahdollisuudella tallettaa se pankkiin, ja kirjanpitoosasto vastaa näiden kassakuitien kirjaamisesta ja pankkien täsmäytyksistä.

Tällä tavoin yksi henkilö ei voi ottaa asiakkaan rahaa ja käyttää sitä väärin, peittämällä sen myöhemmin vilpillisellä kirjanpidolla.

Jos kaksi ihmistä tekee näitä töitä, petokset voivat toimia vain, jos kukin henkilö on avuksi toisessa. On selvää, että kaksi osallistuvaa työntekijää varastavat paljon vähemmän kuin yksi työntekijä.

hyväksynnät

Suurten kulumaksujen hyväksynnän vaatiminen voi estää häikäilemättömät työntekijät tekemästä suuria vilpillisiä liiketoimia yrityksen varoilla.

Virallinen hinnasto toimii myyntihenkilöstön hyväksyntänä myydä näillä hinnoilla. Lisäksi voi olla säädin, jonka avulla myyntipäällikkö voi valtuuttaa kohtuulliset muutokset hinnastoon.

Henkilöstön vaihtuvuus ja lomat

Pakollinen työntekijöiden vaihtuvuus tai lomajakso toteutetaan vilpillisten järjestelmien havaitsemiseksi, jos sen ylläpitämiseksi vaaditaan säännöllinen järjestelmä.

Jos kirjanpitäjä muuttaa vastuuta kahden kuukauden välein, henkilö ei pysty johtamaan roistojärjestelmää johdonmukaisesti.

Fyysiset tarkastukset

Fyysisiin tarkastuksiin sisältyy käteisen ja muiden kirjanpitojärjestelmään kirjattujen fyysisten hyödykkeiden, kuten vaihto-omaisuuden, manuaalinen laskeminen.

Fyysinen laskenta voi paljastaa piilotetut erot tilin saldoissa ohittamalla sähköiset tietueet kokonaan. Rahat voidaan laskea myyntipisteissä päivittäin tai jopa useita kertoja päivässä.

Suuremmat projektit, kuten fyysinen inventointi, on tehtävä harvemmin, ehkä vuosittain tai neljännesvuosittain.

Määräaikaiset kirjanpidolliset täsmäytykset

Ne takaavat, että kirjanpitojärjestelmän saldot vastaavat muiden yhteisöjen, kuten pankkien, toimittajien ja asiakkaiden, tilien saldoja.

Tämän tyyppisten täydentävien tilien välillä havaitut erot voivat paljastaa eroja omissa tileissä tai että virheet johtuvat muista yhteisöistä.

Automatisoidut hallintalaitteet

Ne ovat luultavasti yleisin sisäinen valvonta, koska ne eivät vain suojaa yritystä, vaan lisäävät sen tehokkuutta.

Automatisoidut kellot ovat hyvä esimerkki. Nämä kellot tarkistavat työntekijät saapuessaan ja tarkastavat sitten vuoron lopussa.

Automaattinen aikakello eliminoi työntekijöiden mahdollisuuden huijata työaikaansa.

Viitteet

1. Oma kirjanpitokurssi (2018). Mitkä ovat sisäisen valvonnan periaatteet? Otettu: myaccountingcourse.com.
2. Oma kirjanpitokurssi (2018). Mikä on valvontaperiaate? Otettu: myaccountingcourse.com.
3. Michelle Miley (2017). Mitkä ovat sisäisen valvonnan seitsemän periaatetta? Bizfluent. Otettu: bizfluent.com.
4. TTUHSC (2017). Sisäisen valvonnan perusperiaatteet. Otettu: elpaso.ttuhsc.edu.
5. CliffsNotes (2016). Sisäinen kontrolli. Otettu: cliffsnotes.com.
6. Ylläpitäjä (2015). 17 Sisäisen valvonnan periaatteet. Eettinen edustaja. Kuvannut: ethicaladvocate.com.
7. David Ingram (2018). Mitkä ovat kirjanpidon seitsemän sisäisen valvonnan menettelyä? Pieni yritys-Chron. Ostettu: smallbusiness.chron.com.