MIKÄ ON ASIAKIRJOJEN ELINKAARI? - KULTTUURISANASTO - 2025

Asiakirjojen elinkaari koostuu peräkkäisistä vaiheista, joiden läpi tiedosto kulkee koko käyttöiän ajan. Nämä vaiheet vaihtelevat asiakirjan luomisesta, sen kaikista käyttötarkoituksista ja muokkauksista aina hävittämiseen tai lopulliseen arkistointiin.

Asiakirjojen elinkaaren käsite luotiin Yhdysvalloissa toisen maailmansodan jälkeen. Tämä johtui tarpeesta löytää sopiva tapa käsitellä useita kertyneitä tiedostoja.

Kuvalähde: Wikimedia.org.

Jokainen tiedekunta lähestyy asiakirjojen elinkaarta eri tavalla ottaen huomioon sen painopiste ja arkiston luonne. Esimerkiksi oikeudellisen asiakirjan elinkaarella voi olla eri vaiheita kuin akateemisen asiakirjan.

Kummassakin tilanteessa pohditaan, kuinka kauan asiakirjaa tulisi säilyttää, kuinka sitä tulisi säilyttää tai mikä olisi sen oikea käyttö. Samoin sen elinkaaren vaiheissa on myös erilaisia ​​lähestymistapoja.

Esimerkiksi voi olla asiakirjoja, joilla ei ole arvoa yritykselle tai julkisyhteisölle ikänsä vuoksi. Näillä samoilla arkistoilla voi kuitenkin olla korkea historiallinen arvo museolle.

Toinen perustavanlaatuinen ero on analogisten ja digitaalisten asiakirjojen välillä. Vaikka tärkeys onkin asiakirjojen sisällöllä, digitaalisten tiedostojen olemassaolo merkitsee erityispiirteitä niiden käsittelyssä ja elinkaaren vaiheissa.

Asiakirjojen kolme ikää

Kuva: diaesitys

Vuonna 1972 historioitsija Carlos Wyffels ehdotti teoriaa kolmesta ajasta. Tämän mukaan asiakirjat ovat esineitä, joilla on elintärkeä prosessi, jonka aikana niiden käyttö muuttuu.

Yleensä asiakirjat ovat intensiivisessä käytössä heti luomisen jälkeen ja tietyn ajan. Ajan myötä käyttöä kuitenkin vähennetään siihen asti, kunnes se loppuu kokonaan, joko sen vuoksi, että ne arkistoidaan tai tuhotaan.

Wyffelsin mukaan tämä jakso, jonka kaikki asiakirjat käyvät läpi, on jaettu kolmeen ikään: hallinnollinen tai aktiivinen ikä, keskitason tai puoliaktiivinen ikä ja passiivinen tai historiallinen ikä.

Hallinnollinen tai aktiivinen ikä (hallintotiedosto)

Viittaa asiakirjan aktiiviseen ajanjaksoon. Se alkaa sen luomishetkestä ja kulkee eri vaiheissa, joissa sitä kuullaan, siirretään ja jaetaan usein.

Esimerkiksi yleishyödyllisen laskun hallinnollinen ikä alkaa, kun se luodaan. Jatka sitten liikkumista rajoitetun ajan - postitse toimittaessaan tai sähköpostitse, tarkistettaessa ja maksettaessa.

Keskiaika tai puoliaktiivinen ikä (keskitiedosto)

Siinä ajanjaksossa asiakirja on menettänyt hyödyllisyyden, jota varten se on luotu. Siksi se ei ole niin aktiivinen käytössä kuin hallinnollisessa iässä. Se säilyy kuitenkin, ja siihen voi tutustua harvoin.

Esimerkiksi yleishyödyllisen laskun keski-ikä alkaa, kun se on maksettu, arkistoitu kansioon. On erittäin todennäköistä, että sitä ei koskaan kuuldeta uudelleen, mutta sitä pidetään asiakirja-aineistossa, jos huolenaiheita ilmenee.

Asiakirjojen puoliaktiivinen kesto voi vaihdella asiakirjan tyypistä ja tilanteesta riippuen. Esimerkiksi laillisella asiakirjalla voi olla pidempi aktiivinen voimassaoloaika kuin käyttölaskulla.

Passiivinen ikä tai historiallinen ikä (historiallinen arkisto)

Viittaa arkistojen viimeiseen ajanjaksoon. Kaikilla tiedostoilla ei kuitenkaan ole samaa määränpäätä. Luonteestaan ​​riippuen niistä voidaan tehdä historiallisia tai tuhota.

Historiallisilla arkistoilla on kulttuuri- tai tutkimusarvoa. Siksi tässä vaiheessa pyritään säilyttämismenetelmiin niiden säilyttämiseksi mahdollisimman täydellisesti.

Asiakirjojen elinkaaren vaiheet

Kolmen aikakauden teoria vahvistaa yleisesti kaikkien asiakirjojen läpi käyvät perusvaiheet. On kuitenkin myös muita tarkempia vaiheita, jotka määrittelevät asiakirjojen hyödyllisyyden ja käsittelyn.

Dokumentin vaiheet riippuvat sen arvosta, käytöstä ja asiayhteydestä. Näiden ominaisuuksien mukaan määritetään, mitkä vaiheet sen on läpikäytävä ja mitkä ovat tekniset ja hallinnolliset määräykset jokaiselle niistä.

Nämä ovat joitain päävaiheista, jotka dokumentti käy läpi koko sen käyttöiän:

1-luominen: koostuu asiakirjan luomisesta joko painetussa tai digitaalisessa muodossa.

2-tallennus: sen muodon mukaan, johon asiakirja on luotu, se tallennetaan fyysisesti tai digitaalisesti. Joissakin tapauksissa huomioidaan myös digitalisointivaihe, kun se on osa prosessia.

3-luokittelu: tarkoittaa asiakirjojen organisointia, luokittelua tai indeksointia kussakin yhteydessä määritettyjen parametrien mukaisesti.

4-siirto: viittaa asiakirjan lähettämiseen ja / tai toimittamiseen sen ominaisuuksien mukaan. Tällä hetkellä tämä voi viitata toimitukseen joko postitse tai sähköpostitse.

5-jakelu: Tämä vaihe viittaa asiakirjoihin, jotka ovat julkista käyttöä tai joita tarvitaan, joten luomisen jälkeen ne on luovutettava tietylle ihmisryhmälle.

6-yhteiskäyttö: tällä hetkellä tiedostot voidaan järjestää yhteiskäyttöön ja muokkaamiseen. Tämä vaihe on viime aikoina ilmestynyt ja sitä pidetään yksinomaan digitaalisten asiakirjojen osalta.

7-Kuuleminen: viittaa vaiheeseen, jossa asiakirjat on järjestetty tarkoituksenaan, että niitä voi tutustua. Tämän prosessin aikana turvallisuus- ja / tai esteettömyyttä koskevat säännökset ovat erittäin tärkeitä, riippuen yleisöstä, jonka odotetaan pääsevän tietoon.

8-arkistointi tai tuhoaminen: tämä on kaikkien asiakirjojen elinkaaren viimeinen vaihe. Se vastaa hetkeä, jolloin päätetään, onko sillä historiallinen arvo riittävän säilytettäväksi tai päinvastoin, se tuhoutuu.

välineet

1. Darmouth-yliopisto. (SF). Asiakirjan elinkaari: määritelmät, tukevat tekniikat ja sovellukset. Palautettu osoitteesta: dartmouth.edu
2. González, L. (2015). Asiakirjojen elinkaari: Kolmen ikäkauden teoria. Palautettu: bibliopos.es
3. Larrivee, B. (2013). Mikä on sähköisen asiakirjanhallinnan elinkaari? Palautettu osoitteesta documentmedia.com
4. Rouse, M. (SF). Asiakirjan elinkaari. Palautettu osoitteesta: whatis.techtarget.com
5. Yebra, M. (2016). Asiakirjojen elinkaari - Espanjan arkistojärjestelmä. Palautettu: normadat.es.