OSTOVAATIMUKSET: TYYPIT, MITEN SE TEHDÄÄN JA ESIMERKKEJÄ - DUDAS - 2026

Ostopyyntö muoto on asiakirja syntyy käyttäjän osastolla tai varastohenkilöstö ilmoittamaan osto-osasto on kohteita, jotka on tilattava määrä ja toimituksen aikataulu. Yrityksestä ostaminen alkaa vaatimusten keräämisellä.

Kun ne on koottu, osto-osastolle olisi ilmoitettava asiasta. Ostovaatimus on asiakirja, joka sisältää luettelon näistä vaatimuksista. Petosten estämiseksi osastopäälliköt eivät yleensä saa tilata suoraan toimittajilta tai ostaa yrityksen puolesta.

Sen sijaan se on eri osasto, nimeltään osto-osasto, joka tosiasiallisesti tekee tilauksia ulkoisille toimittajille. Eri osastojen johtajat käyttävät ostohakulomakkeita ilmoittaakseen osastolle, mitkä materiaalit on ostettava.

Ostopyynnöt ja ostotilaukset ovat keskeisiä asiakirjoja hankkiessaan tarvitsemansa tavarat, joita yritys tarvitsee toimintaansa, standardoi tilausprosessin sisäisesti ja ulkoisesti.

Tyypit

Avainpisteet ostotapauksissa ovat seuraavat:

- Kyse on osto-osastolle esitetystä pyynnöstä hankkia tietty luettelo materiaaleista.

- Tarvitset ostavan organisaation hyväksynnän.

- Se on sisäinen asiakirja; eli se pysyy organisaation sisällä.

Voit luoda ostotilaus seuraavanlaisille hankintatyypeille:

standardi

Hankkia tarvikkeita ja materiaaleja toimittajilta, sekä tuotantoprosesseja että toimistotarvikkeita ja muuta omaisuutta varten.

ulkoistaminen

Toimittaa raaka-aine toimittajalle ja saada siten lopputuote.

tavaralähetys

Materiaalin hankkiminen, jota pidetään yrityksen tiloissa ja toimittajalle maksetaan siitä.

Siirtää

Materiaalien hankkiminen toiselta laitokselta tai alueelta, joka kuuluu samaan organisaatioon.

Ulkoinen palvelu

Kolmansien osapuolien tarjoamien palveluiden hankkiminen, kuten laitosten kunnossapito.

Kuten yksityiskohtaisesti?

Peruskomponentit, jotka muodostavat ostohakemuksen, ovat:

- Vaatimuksen numero, joka mahdollistaa asiakirjan tunnistamisen. Se on esipainettu.

- Pyydettävä osasto.

- Tarjouspäivä ja pyydetty toimituspäivä.

- Hakemusta laativan henkilön nimi ja vastaavan valtuutuksen antaneen henkilön allekirjoitus.

- Pyydetyt kohteet on kuvailtava yksityiskohtaisesti virheellisten tietojen välttämiseksi. Määrä on oltava tarkka; on erittäin tärkeää sijoittaa vaadittu yksikkö (kilot, litrat, yksiköt jne.).

- Ostoosaston päällikön allekirjoitus, joka hyväksyy tai ei hyväksy kauppaa.

- Jos tarjoajia on jo pyydetty tarjouksia, ne on liitettävä tarjoukseen.

Ostosopimusprosessi

Organisaatiot käyttävät ostotilausprosessia toimitustilauksien tekemiseen ja seuraamiseen. Ne voivat olla mitä tahansa raaka-aineista toimistokalusteisiin ja muuhun.

Kun osastopäällikkö katsoo, että materiaalit ovat loppumassa, hän täyttää ostotilauslomakkeen, joka sisältää yllä luetellut kentät.

Ostotilaus on lomake, jonka yritysosasto lähettää osto-osastolle ja jossa luetellaan tavarat, jotka se haluaa tilata ulkoiselta myyjältä.

Tämän prosessin avulla käyttäjät voivat tehdä tilauksen, saada valvojan hyväksynnän ja mikä tärkeintä, antaa kolmansien valmistajien toimittaa hintatarjouksia.

Kun ostopäällikkö vastaanottaa ostopyynnön tässä prosessissa, hän voi tarkistaa kaikki lähteen käyttäjän lähettämät tiedot. Johtaja valitsee vain, hyväksytäänkö hakemus vai ei.

Jos sitä ei hyväksytä, päätöksen syy on ruudussa, ja pyynnön esittäneelle yksikölle ilmoitetaan päätöksestä. Jos johtaja kuitenkin antaa suostumuksensa, seuraava askel on kysyä tarjousta toimittajilta.

Merkitys

Aloita ostoprosessi

Yrityksen yksiköt tarvitsevat ajoittain materiaaleja; ostovaatimus aloittaa ostoprosessin. Ostajaosasto toimii asiakirjan vahvuuden mukaan.

Jos ongelmia ilmenee, asiakirja toimii todisteena siitä, että osasto tilasi tarvikkeet tietyllä viestinnällä.

Se on ohjausväline

Jos asianmukaista valvontaa ei ole, henkilökunta voi osallistua petoksiin, koska he voivat pyytää materiaaleja henkilökohtaiseen käyttöön.

Ostohakemuksella on olemassa toimenpiteitä sen varmistamiseksi, että petoksia ei harjoiteta. Pyynnön on läpäistävä useiden käsien läpi sen tarkkuuden ja välttämättömyyden varmistamiseksi.

Suojaa yritystä

Jos tarjousmääräykset ovat voimassa, petosmahdollisuudet vältetään. Myös yrityksen omaisuus on suojattu.

Ostoprosessin keskittäminen

Kun organisaatio vaatii kaikkien vaatimusten suorittamisen keskitetysti osto-osaston kautta, koko prosessia on helppo hallita.

Myös ostajat hyötyvät siitä, koska he voivat nyt niputtaa ostot ja hyödyntää organisaation ostovoimaa neuvotellakseen paremmista ehdoista.

esimerkit

Esimerkki 1

Pyynnön numero: 00455

Päivämäärä: 15. toukokuuta 2018

Hakijan nimi: Annaliese Corvo

Asema: koulutusohjaaja

Laitos: Henkilöstön koulutus

Pyynnön syy: Seuraavia artikkeleita on käytettävä koulutuskurssilla "Laadunvarmistus", joka järjestetään viikolla 16.-20. Heinäkuuta 2018.

- 01 tapaus fläppitaulumerkkejä.

- 12 lyijykynää.

- 01 -taulu, jossa on 20 valkoista arkkia: 1 metriä leveä x 1,5 metriä pitkä.

- 12 normaalikokoista yksirivistä muistikirjaa.

- 06 värillistä merkkiä taululle.

- 12 poistettavaa tyhjentää.

- 12 sinistä mustekynää.

Liitteenä on 2 paperitavaratoimittajilta saatua tarjousta.

Valtuuttaja: Alberto Moreno

Asema: henkilöstöjohtaja

Henkilöstöhallinto

Esimerkki 2

Confecciones Tely, SA: n tuotantoosaston on tilattava erilaisia ​​materiaaleja ja täytettävä ostotilauslomake. Tämä lomake ilmoittaa osto-osastolle, että näitä tarvikkeita tarvitaan.

Hankintaosasto voi hyväksyä tai evätä vastaanotetun tilauksen. Jos hyväksyntä tehdään, tilaus luodaan.

Ostotilaus lähetetään myyjälle ostamaan tuotteita. Toimittaja tuottaa ja toimittaa tuotteet laskulla.

Vastaanottava osasto vastaanottaa tuotteet ja toimittaa vastaanottoilmoituksen kirjanpito-osastolle.

Jos kaikki asiakirjat ovat vaatimusten mukaisia, kirjanpitoalue antaa laskun hyväksymisen kassalle, mikä osoittaa, että maksu voidaan suorittaa toimittajalle.

Viitteet

1. Yrityssanakirja (2018). Ostovaatimukset. Otettu: businessdictionary.com.
2. Oma kirjanpitokurssi (2018). Mikä on ostotapahtuma? Otettu: myaccountingcourse.com.
3. Metsän aika. Ero pyynnön ja ostotilauksen välillä. Pienyritys - Chron. smallbusiness.chron.com.
4. Dani Hao (2018). Mikä on ostotapaus ja miksi se on tärkeätä yrityksellesi. Procurify. Otettu: blog.procurify.com.
5. Tutorials Point (2018). SAP MM - Ostovaatimus. Otettu: tutorialspoint.com.