PÄÄSIHTEERI: PROFIILI, TARVITTAVAT TAIDOT JA TEHTÄVÄT - DUDAS - 2026

Toimisihteerinä on työpaikka tai ammatti, joka toimii tukemaan mahdollisimman korkeisiin työntekijöille yrityksen tai organisaation. Hän järjestää ja ylläpitää avainhenkilöiden aikataulua ja auttaa heitä suorittamaan monenlaisia ​​hallinnollisia tehtäviä.

Tavoitteena on myötävaikuttaa liiketoiminnan yleiseen tehokkuuteen varmistamalla, että kaikki sinulle osoitetut hallintotehtävät suoritetaan oikea-aikaisesti ja tehokkaasti. Sihteeri on henkilö, joka tarjoaa hallinnollista tukea. He voivat suorittaa tehtäviä, kuten kirjoittaa ja arkistoida, vastata puhelimeen ja lähettää viestejä.

Lähde: pixabay.com

Toisaalta toimeenpaneva sihteeri tai hallinnollinen avustaja suorittaa myös joitain näistä toiminnoista koordinoimalla toimistoa, tutkimalla tuotteita, tekemällä vuorovaikutusta toimittajien kanssa, tilaamalla tuotteita ja luomalla tietokanta..

Pääsihteerit saavat yleensä korkeammat palkat kuin sihteerit, koska he suorittavat korkean tason tehtäviä ja nopeuttavat toimiston tuottavuutta.

Pakollinen profiili

- Kandidaatin tutkinto liiketaloudesta tai siihen liittyvistä aloista.

- Todistettu kokemus pääsihteerinä tai vastaavana hallinnollisena tehtävänä.

- Hänen on oltava pätevä käsittelemään Microsoft-Officea kokonaisvaltaisesti ja toimimaan ohjelmisto-ohjelmissa, esimerkiksi ERP-järjestelmissä.

- Syvä tuntemus toimistohallinnosta ja kirjanpidon perusteista sekä teollisuudessa käytettävä asiaan liittyvä tekninen sanasto.

- Perustutkimusmenetelmien ja raportointitekniikoiden tunteminen.

- Erinomaiset organisaation ja ajanhallinnan taidot.

- Erinomainen viestintä- ja neuvottelutaito.

- Rehellisyys ja luottamuksellisuus.

Pääsihteerien on oltava nopeita ammattilaisia, joilla on hyvät ajankäytön taidot ja moniajo-kyky. Johtajat voivat keskittyä johtamisvastuuseensa huolellisuudellaan ja osaamisellaan työssään huolehtimatta muista tehtävistä.

Monet johtajat luottavat suuresti pääsihteerinsä koordinoimaan päivittäisiä tehtäviä ja pitämään ne aikataulussa. Taktiikkaa ja itsevarmuutta vaaditaan esimiehen ajanvalvojina.

Tarvitaan taitoja

Pääsihteerien on hallittava perustaidot, kuten kirjoittaminen, kielioppi, oikeinkirjoitus ja välimerkit, ja hänellä on oltava kokemus toimistolaitteiden ja yleisten ohjelmistosovellusten, kuten tekstinkäsittely, taulukot ja grafiikka, käytöstä.

Samoin heillä on oltava erinomaiset ajankäytön taidot ja kyky hoitaa tehokkaasti erilaisia ​​vastuita.

Toisaalta toimeenpaneva sihteeri tarvitsee myös muita ominaisuuksia, kuten hyvää harkintaa, diplomatiaa, harkintavaltaa ja kykyä ratkaista ongelmat itsenäisesti.

He tarvitsevat vahvan viestintätaidon olla vuorovaikutuksessa yleisön kanssa, kirjoittaa raportteja ja arvioida julkaisuja.

Kuuntele aktiivisesti

Sinun on kyettävä kiinnittämään täysi huomiota siihen, mitä muut ihmiset sanovat, ottamaan aikaa ymmärtää esiin nousevia seikkoja, esittämään tarvittaessa kysymyksiä eikä keskeyttämään sopimattomina aikoina.

Luetun ymmärtäminen

Työhön liittyvien asiakirjojen kirjoitettujen lauseiden ja kappaleiden täydellinen ymmärtäminen.

Ajanhallinta

Osaa hallita tehokkaasti sekä omaasi että muiden aikaasi.

Osaa puhua

Puhu selvästi muiden ihmisten kanssa tiedon välittämiseksi tehokkaasti.

Kirjoittaminen

Ole tehokas kirjallinen viestintä yleisön tarpeiden mukaan.

Kriittinen ajattelu

Logiikan ja päättelyjen käyttö tunnistaakseen ratkaisujen, johtopäätösten tai vaihtoehtoisten lähestymistapojen vahvuudet ja heikkoudet esiintyviin ongelmiin.

Ennakoiva oppiminen

Ymmärrä uuden tiedon vaikutukset nykyisiin ja tuleviin ongelmanratkaisuihin ja päätöksentekoon.

Koordinaatio

Toimintojen säätäminen suhteessa muiden toimiin.

Arvostelu

Tarkastele ja arvioi itsensä, muiden ihmisten tai organisaatioiden suorituskykyä parannusten tekemiseksi tai korjaavien toimenpiteiden toteuttamiseksi.

ominaisuudet

Pääsihteeri voi olla vastuussa pienistä käteisvaroista ja kirjanpidosta, mutta hän voi myös hallita budjettia. Voit julkaista artikkeleita verkkosivustolla, mutta voit myös suunnitella ja hallita verkkosivustoa.

Voit kirjoittaa tietoja laskentataulukoihin, jotka olet suunnitellut ja käyttänyt raportointitoimintoihisi.

Pääsihteeri voi valvoa hallintohenkilöstöä. Raportoi usein suoraan toimitusjohtajalle ja voi hyväksyä yhden tai useamman ylimmän johdon.

vastuut

Huomio avainhenkilöihin

- Ylläpidä avainhenkilöiden asialistaa ja avusta tapaamisten, hallituksen kokousten, konferenssien jne. Suunnittelussa.

- Osallistu kokouksiin valmistellaksesi kokouspöytäkirjoja ja -pöytäkirjoja, koota, transkriboi ja jaa ne.

- Suorita kaikki avainhenkilöiden matkajärjestelyt: lippujen ostaminen, hotellin varaus, matkakulujen toimitus, asiaankuuluvien asiakirjojen hallinta ja tarkistaminen jne.

- Suorita valtuutetut tutkimukset, kerää tietoja ja valmistele asiakirjat tai raportit käsiteltäväksi ja esiteltäväksi toimeenpanijoille, komiteoille ja hallituksille, niiden osoittamalla tavalla.

- Käsittele luottamuksellisia asiakirjoja varmistamalla, että ne ovat suojattuja ja turvallisia.

Sisäinen ja ulkoinen vuorovaikutus

- Vastaanota ja suodata puheluita ohjaamalla heidät sopivaan henkilölle, kun se on kätevää.

- Hallitse, priorisoi ja jaa kaikkea saapuvaa tai lähtevää kirjeenvaihtoa (sähköposti, kirjeet, faksit, paketit jne.) Lukemalla ja analysoimalla saapuvia muistioita, esityksiä ja raportteja niiden tärkeyden määrittämiseksi ja jakelun suunnittelemiseksi.

- Valmistele vastaukset kirjeenvaihtoon, joka sisältää rutiinitutkimuksia.

- Tarkkaile toimistotarvikkeiden käyttöä ja neuvottele ehdoista toimittajien kanssa varmistaaksesi, että tilaukset ovat kannattavampia.

- Tapataan henkilöiden, erityisten sidosryhmien ja muiden kanssa johtajien, komiteoiden ja hallitusten puolesta.

- Tervetuloa vierailijat ja päätäkää, onko heille annettava pääsy tietyille ihmisille.

Hallinnollinen tuki

- Pidä sähköiset ja paperitiedot arkistossa, varmistamalla, että tiedot on järjestetty ja helposti saatavilla nopeaa noutamista varten.

- Valmistele laskut, raportit, kirjeet, tilinpäätökset ja muut asiakirjat käyttämällä tekstinkäsittelyohjelmistoja, laskentataulukoita, tietokantoja ja / tai esityksiä tarjoamalla vastaavaa apua myös kirjanpidossa.

- Suorittaa yleiset toimistotehtävät, kuten ylläpitää hallintojärjestelmiä ja suorittaa kirjanpidon perustoimet.

- Koordinoi ja suoraa toimistopalvelua, kuten kirjanpito ja budjetointi, avustamaan avainhenkilöitä.

- Laaditaan ja valvotaan sekä toimistotyöntekijöiden että organisaation hallintotapoja ja menettelyjä.

- Tarkista toimintatavat ja menettelytavat selvittääksesi, voidaanko tehdä parannuksia esimerkiksi työnkulkuun, raportointimenettelyihin tai kuluihin.

- Valvoa ja kouluttaa muuta hallintohenkilöstöä.

Viitteet

1. Toimiva (2018). Pääsihteerin tehtäväkuvaus. Ostettu: resources.workable.com.
2. Beth Greenwood (2018). Ero sihteerin ja pääsihteerin välillä. Työ - Chron. Otettu: work.chron.com.
3. Urasuunnittelija (2018). Pääsihteeri ja hallintoavustaja. Ostettu: työkuvaukset.careerplanner.com.
4. Hrvillage (2018). Pääsihteerin tehtäväkuvaus. Otettu: hrvillage.com.
5. BSR (2018). Pääsihteerin vastuut. Otettu: bestsampleresume.com