HALLINNOLLINEN VALVONTA: VALVONTAJÄRJESTELMÄT, TAVOITTEET, ESIMERKIT - DUDAS - 2025

Hallinnollinen ohjaus on määritelty prosessi, jossa johtajat vaikuttavat muut jäsenet organisaation panna täytäntöön strategioita. Se suoritetaan johtajien vastaanottamien tietojen perusteella.

Se käsittelee koordinaatiota, resurssien allokointia, motivaatiota ja suorituskyvyn mittaamista. Johtamisen valvonta ja johtamisen hallintajärjestelmien suunnittelu perustuu lukuisiin akateemisiin tieteenaloihin.

Lähde: pixabay.com

Hallinnollinen valvonta sisältää laajan mittauksen. Siksi se on toisiinsa liittyvä ja vaatii panosta kirjanpitoon, erityisesti johdon laskentaan. Toiseksi se liittyy resurssien jakamista koskeviin päätöksiin. Siksi se on yhteydessä toisiinsa ja vaatii taloustieteen, etenkin johtotalouden, panosta.

Kolmanneksi se liittyy viestintään ja työmotivaatioon. Tämä tarkoittaa, että se liittyy ja vaatii sosiaalisen psykologian, etenkin organisaation käyttäytymisen, panosta.

Yrityksen sisäinen huono valvonta aiheuttaa merkittäviä uhkia, kuten resurssien tehoton käyttö, käsittelyvirheet, heikentynyt kannattavuus, lainsäädännön noudattamatta jättäminen ja työntekijöiden varkaudet tai väärinkäyttö.

Suunnittelu ja valvonta

Suunnittelun ja hallinnan välillä on tiivis yhteys. Suunnittelu on prosessi, jolla organisaation tavoitteet ja menetelmät tavoitteiden saavuttamiseksi asetetaan. Ohjaus on prosessi, joka mittaa ja ohjaa todellista suoritusta organisaation suunniteltuihin tavoitteisiin nähden.

Kun strategiat on laadittu ja suunnitelmat on tehty, johdon päätehtävänä on toteuttaa toimenpiteet näiden suunnitelmien toteuttamisen varmistamiseksi tai, jos olosuhteet vaativat, suunnitelmien muuttamiseen.

Hallinnollinen valvonta on yksi johtotehtävistä, samoin kuin suunnittelu, organisointi, valvonta ja ohjaaminen.

Se on tärkeä toiminto, koska se auttaa tarkistamaan virheet ja toteuttamaan korjaavat toimenpiteet minimoidakseen poikkeamat normeista ja saavuttaakseen organisaation ilmoitetut tavoitteet halutulla tavalla.

Hallinnollinen valvonta voidaan määritellä järjestelmän toimintoksi, joka säätää toimintoja tarpeen mukaan suunnitelman saavuttamiseksi tai pitämään järjestelmän tavoitteiden vaihtelut sallituissa rajoissa.

Hallinnolliset valvontajärjestelmät

Ne ovat järjestelmiä, jotka keräävät ja käyttävät tietoja arvioidakseen erilaisten liiketoimintaresurssien, kuten inhimillisten, fyysisten, taloudellisten ja organisaation yleisesti, suoritetun johtostrategian seurauksena.

Siksi ne ovat muodollisia menettelyjä, jotka ovat välttämättömiä hallinnolliselle ja taloudelliselle tehokkuudelle. Johtajat käyttävät sitä standardien ylläpitämiseen tai muuttamiseen organisaation toiminnassa.

Koska se on olennainen osa koko yrityksen ohjausjärjestelmää, sen tavoitteena on taata johdon suunnitelmien ja politiikkojen täydellinen ja oikea-aikainen toteutus.

Ne voivat sisältää kaiken, kuten tarvikkeiden tilaamisesta omaisuuden ajoittamiseen, töiden osoittamiseen tai varaston hallintaan.

Johdon hallintajärjestelmä on tapa, jolla johtajat voivat dokumentoida organisaatiostrategioitaan tai -käytäntöjään. Samoin se on tapa arvioida yrityksen sisäisten prosessien suorituskykyä vertaamalla niitä ilmoitettuihin tavoitteisiin ja politiikkoihin.

Liiketoimintatyökalu

Johdon ohjausjärjestelmä on liiketoiminnan työkalu, joka voi antaa osoituksen siitä, kuinka hyvin organisaatio toimii tavoitteidensa mukaisesti.

Hallinnollinen valvonta on kuitenkin vain yksi työkalu, jota johtajat käyttävät haluttujen strategioiden toteuttamiseen.

Strategiat toteutetaan hallinnollisen valvonnan lisäksi myös organisaation rakenteen, henkilöstöhallinnon ja organisaatiokulttuurin avulla.

komponentit

Hallinnollinen valvontajärjestelmä on työkalu, jonka avulla johto voi ohjata organisaatiota kohti strategisia tavoitteitaan ja kilpailuetuaan. Yleisesti ymmärretään olevan kolme komponenttia:

- standardien laatiminen.

- Todellisen suorituskyvyn mittaus näitä standardeja vastaan.

- Korjaavien toimenpiteiden toteuttaminen sääntöjen ja suunnitelmien poikkeamien estämiseksi.

vaikeuksia

Yritysten hallinnollisiin valvontajärjestelmiin liittyy kaksi yleistä vaikeutta.

- Pystyy tunnistamaan alueet, joilla tarvitaan parempaa hallintaa.

- kyky tunnistaa, milloin nykyiset hallintalaitteet ovat tehottomia tai viallisia.

tavoitteet

Hallinnollisilla valvontatavoitteilla tarkoitetaan taloudellisen tiedon luotettavuutta, oikea-aikaista palautetta toiminnallisten tai strategisten tavoitteiden saavuttamisesta sekä lakien ja asetusten noudattamista.

Virheiden havaitseminen

Epäjohdonmukaisuus yrityksen hallinnossa voi vaarantaa yrityksen yleisten tavoitteiden saavuttamisen, jolloin yritys menettää kilpailunsa ja kunnes sen oma selviytyminen vaarantuu.

Siksi on tärkeätä havaita poikkeavuudet nopeasti. Samalla tavalla voidaan tunnistaa erilaisia ​​piirejä ja alueita, jotka, vaikka niihin eivät puuttuisi poikkeavuudet tai vakavat viat, voitaisiin optimoida yrityksen yleisen hyvinvoinnin kannalta.

Osoita, että kaikki toimii oikein

Hallinnollinen valvonta varmistaa, että kaikki toimii hyvin ja että sekä ehdotetut tavoitteet että hallinnollisella tasolla vahvistetut voittojen, myynnin, turvallisuuden jne. Tasot saavutetaan ilman merkittäviä muutoksia.

Tällä tavoin yritys muuttuu entistä turvallisemmaksi, standardit ja operatiiviset päätöksentekoprosessit ovat entistä vakaammat.

Toimi tarvittaessa

Tilanteen havaitseminen ei ole kovin hyödyllistä, jos ei ryhdytä erityisiin toimiin negatiivisen olosuhteen ohjaamiseksi hallinnollisen valvonnan antamien yksityiskohtaisten ja konkreettisten tietojen ansiosta.

Kommunikoi ja motivoi työntekijöitä

Tarkka tieto yrityksestä, mukaan lukien sen virheet, ongelmat ja oikein käsitellyt näkökohdat, edistää parempaa kommunikointia työntekijöiden kanssa, motivoimalla heitä takaamaan tarvittavien näkökohtien paraneminen tai oikean linjan noudattaminen.

Suorita ennaltaehkäisevät toimenpiteet

Hallinnollisessa valvonnassa havaittujen erityisten ongelmien ennenaikainen diagnosointi tekee korjaavista toimista tarpeettomia, koska ne korvataan vain ennalta ehkäisevillä toimilla.

Etu

Johtamisen valvonnan suurin etu on, että se luo johtamis- ja ohjausjakson liiketoiminnan johtamiselle. Päätöksentekoa tehostetaan, koska mukana on vähemmän henkilöitä.

Se auttaa johtajia mittaamaan todellisen suorituksen ja on opas tavoitteiden saavuttamiseen.

Auttaa hajauttamista

Liiketoimintaorganisaatioiden nykyaikainen suuntaus on kohti hajauttamista, joka vaatii valvontajärjestelmän.

Hajauttamisessa päätöksentekovalta on hajallaan koko organisaatiossa.

Johdon on pidettävä hallintaa käsissään nähdäkseen, käytetäänkö auktoriteettia oikein. Ilman asianmukaista hallinnollista valvontaa hajauttaminen ei voi olla onnistunut.

Auttaa koordinoinnissa

Nykyaikaisten yritysten koko kasvaa. Niissä työskentelee suuri määrä pääomaa ja suuri joukko ihmisiä.

Tämä aiheuttaa asianmukaisen valvonnan ongelman, koska on monia divisioita, jotka tuottavat ja jakelevat erilaisia ​​tuotteita. Toiminnan koordinoimiseksi tarvitaan valvontajärjestelmä.

Yksinkertaista valvontaa

Yksinkertaista seurantaa osoittamalla merkittävät poikkeamat. Pitää työntekijöitä hallinnassa.

Hyvä ohjausjärjestelmä havaitsee heikot kohdat erittäin nopeasti. Tämä auttaa laajentamaan valvonnan laajuutta kaikilla tasoilla.

Lisää motivaatiota

Ohjausmenetelmät luovat järjestyksen ja kurin ilmapiirin organisaatiossa etsimällä poikkeamia ja tunnistamalla niistä vastuussa olevat tekijät.

Tämä lisää työntekijöiden motivaatiota, koska he tietävät työn, josta he pidetään vastuullisena.

haitat

Hallinnollisen valvonnan haittana on, että se voi vähentää luovuutta ja innovaatioita tekemällä yrityksestä standardisoidumpi ja vähemmän joustava.

Organisaatiot, joilla on tiukka hallinnollinen valvonta, ovat usein vähemmän kykeneviä sopeutumaan markkinoiden, teollisuuden tai oikeudellisen ympäristön muutoksiin, koska ovat rajoittaneet mahdollisten ideoiden ja suunnitelmien laajuutta.

Määrällisten standardien laatimisen vaikeus

Hallinnollinen valvonta menettää tehokkuutensa, kun suoritustasoa ei voida määritellä kvantitatiivisesti.

Ihmisen käyttäytymistä, tehokkuuden tasoa, työtyytyväisyyttä, työntekijöiden motivaatiota jne. Varten on erittäin vaikea määrittää. Tällaisissa tapauksissa arviointi tapahtuu johtajan harkinnan mukaan.

Ulkoisia tekijöitä ei voida hallita

Yhtiö ei voi hallita ulkoisia tekijöitä, kuten hallituksen politiikkaa, teknologista muutosta, muodinmuutosta, kilpailupolitiikan muutosta jne.

Työntekijöiden vastustuskyky

Ruohonjuuritason työntekijät voivat tuntea aliarviointinsa ja tyytymättömyytensä, koska he eivät saa esitellä ideoitaan. Työntekijöiden mielestä hallinta vähentää heidän toimintavapauttaan. Tämä voi johtaa henkilöstön vaihtuvuuteen.

Työntekijät vastustavat usein hallintaa. Seurauksena sen tehokkuus heikkenee.

Kalli asia

Organisaatioiden on vietettävä paljon aikaa ja rahaa hallintojärjestelmän asentamiseen.

Hyötyjen on oltava enemmän kuin kustannukset, silloin vain valvonta on tehokasta, muuten se johtaa tehottomuuteen.

Merkitys

Ilman hallinnollista valvontaa hallintaprosessi on epätäydellinen. Yrityksissä valvonnan tarve syntyy useista tekijöistä:

- Suurien organisaatioiden on vaikeaa luoda täysin tarkkoja suoritusstandardeja. Toisaalta johtaja tarvitsee kaikenlaista oikea-aikaista tietoa, jota ei aina ole saatavana. Valvonta vaaditaan standardien tarkkuuden arvioimiseksi.

- Työntekijöille annetaan suuret rahasummat ja arvokkaat resurssit. Hallinnan puuttuessa työntekijät voivat kuitenkin antaa periksi kiusauksille. Tehokas valvontajärjestelmä auttaa minimoimaan työntekijöiden epärehellisen käyttäytymisen.

- Jos hallintaa ei ole, työntekijät voivat rentoutua pyrkimyksissään ja heidän suorituksensa saattaa laskea normaalin alapuolelle.

Kontrollin avulla varmistetaan, että organisaation resurssit saadaan ja käytetään tehokkaasti haluttujen tavoitteiden saavuttamiseen. Hallinnollinen valvonta tarjoaa seuraavat edut:

Käytännön varmentaminen

Sen avulla johto voi tarkistaa eri suunnitelmien laadun. Siten se voi paljastaa mitkä suunnitelmat on suunniteltava uudelleen tai mitkä tavoitteet on muutettava.

Ympäristömuutokset voivat tehdä alkuperäisistä suunnitelmista toimimattomia tai puutteellisia. Ohjaus auttaa tarkistamaan ja päivittämään suunnitelmia.

Johdon vastuu

Jopa silloin, kun johtaja osoittaa joitain toimintoja ja siirtää valtuutuksen alaisilleen, hän on silti vastuussa lopullisesta suorituksesta.

Siksi johtajan on tarkistettava alaistensa suorituskyky varmistaakseen, että he käyttävät valtuutettua viranomaista halutulla tavalla.

Hallinnollinen valvonta antaa johtajille mahdollisuuden täyttää velvollisuutensa ja siirtää samalla valtuuksia.

motivoija

Innosta työntekijöitä työskentelemään ahkerasti ja suoriutumaan paremmin. Kun he tietävät, että heidän suorituksensa arvostetaan ja heidän palkintonsa yhdistetään arviointiin, he yrittävät antaa parhaansa.

tehokkuus

Ohjaus lisää toiminnan tehokkuutta keskittymällä tavoitteiden saavuttamiseen. Siksi se antaa johtajalle mahdollisuuden havaita ja korjata virheet ennen kuin niistä tulee vakavia, mikä auttaa minimoimaan jätteet ja menetykset.

esimerkit

Hallinnollinen valvonta on mitä tahansa prosessia, käytäntöä, politiikkaa, työkalua, mittausta tai järjestelmää, joka on toteutettu johtamisen mahdollistamiseksi ohjaamaan organisaation resursseja. Seuraavat ovat havainnollistavia esimerkkejä:

Vaatimusten hallinta

Suunnittele suunnitelmat muodollisesti vaatimuksina ja hallitse suunnitelmien muutokset.

Varainhoidon valvonta

Varainhoidon valvonta, kuten budjetin laatimisen, seurannan ja kirjanpidon käytäntö.

Suorituskyvyn seuraaminen

Prosessi, jossa sovitaan joukosta tavoitteita työntekijöiden kanssa ja arvioidaan suoritusta suhteessa niihin tavoitteisiin.

valvonta

Työntekijöiden suorituksen seuranta tuottavuuden, tehokkuuden ja työn laadun parantamiseksi.

Vaihda hallinta

Organisaation muutosten esittämis-, arviointi-, hyväksymis-, priorisointi-, toteutus-, viestintä- ja arviointiprosessi.

Turvallisuusohjeet

Toteuta suoja- ja vastatoimenpiteet ihmisille, omaisuudelle ja tiedolle aiheutuvien riskien välttämiseksi.

Vaatimustenmukaisuuden tarkistukset

Prosessien, menettelyjen, järjestelmien, valvonnan, mittausten ja raporttien toteuttaminen lakien, asetusten, standardien ja sisäisten käytäntöjen noudattamiseksi.

benchmarking

Se on meneillään oleva vertailuyrityksen suorituskyvyn vertailu teollisuuden, kilpailun tai nykyisten parhaiden käytäntöjen kanssa.

Jatkuva parantaminen

Se on toistuva prosessi, jossa otetaan mitat asioita, parannetaan niitä ja mitataan uudelleen.

QA

Varmista, että lähdöt ovat määritelmän mukaisia. Toteuta esimerkiksi prosessi tuotteiden testaamiseksi tuotantolinjalla.

Laatutakuu

Se on prosessi, jolla estetään tulevaisuuden laatuhäiriöt. Esimerkiksi käytäntö tutkia kaikkien laatuhäiriöiden perimmäinen syy parannusten tunnistamiseksi.

automaatio

Paranna tuottavuutta, tehokkuutta ja laatua myös korvaamalla työ automaatiolla.

Tietojen hallinta

Tiedonhallinta muun muassa tiedon laadun, tietoperheen, tietoturvan, integroinnin ja vaatimustenmukaisuuden aloilla.

Varastojen hallinta

Sääntele ja ota huomioon varastot, jotta vältetään pula tai ylitarjonta.

Omaisuuden hallinta

Varojen, kuten tilojen, infrastruktuurin, koneiden, ohjelmistojen ja immateriaalioikeuksien hallinta.

Esimerkiksi omaisuuserien kirjanpitojärjestelmä erottaa asianmukaisesti varoista aiheutuvat huolet.

Viitteet

1. Kaikki liiketoiminta (2019). Mikä on hallinnollinen valvontajärjestelmä ja miksi ne ovat niin tärkeitä? Otettu: allbusinessadmin.com.au.
2. Wikipedia, ilmainen tietosanakirja (2019). Johtamisen valvontajärjestelmä. Kuvannut: en.wikipedia.org.
3. Wikipedia, ilmainen tietosanakirja (2019). Hallinta (hallinta). Kuvannut: en.wikipedia.org.
4. Kenneth A. Kauppias (1982). Hallinnan ohjaustoiminto. MIT Sloan. Ostettu: sloanreview.mit.edu.
5. Yrityssanakirja (2019). Johdon hallinta. Otettu: businessdictionary.com.
6. John Spacey (2015). 21 Esimerkkejä johtamisen valvonnasta. Otettu: simplicable.com.
7. MBA-tietokanta (2019). Johtamisen valvonnan merkitys organisaatiossa. Otettu: mbaknol.com.
8. Smriti Chand (2019). 7 Organisaation johtamisen edut. Artikkelikirjasto. Otettu: yourarticlelibrary.com.
9. Samiksha S (2019). Hallinnan merkitys ja rajoitukset. Artikkelikirjasto. Otettu: yourarticlelibrary.com.