- 9 vaihetta positiivisen tai negatiivisen palautteen antamiseksi
- 1 - Valitse aika ja paikka hyvissä ajoin ennen palautteen antamista
- 2 - Älä odota liian kauan mielipiteesi antamista
- 3 - Näytä empaattinen asenne
- 4 - Kuuntele toisiaan ja ole joustava
- 5 - Älä käytä yleisiä ja epätäsmällisiä kommentteja
- 6 - Käytä "voileipätekniikkaa"
- 7 - Käytä palautetta keskittymällä käyttäytymiseen, ei henkilöyn
- 8 - Negatiivisessa palautteessa anna vaihtoehtoja siitä, kuinka tehtävä voidaan suorittaa paremmin
- 9 - Kannusta muita antamaan sinulle mielipiteesi työstäsi
- Viitteet
Positiivisen tai negatiivisen palautteen antamisessa käytetään viestintämenetelmiä tiedon siirtämiseen ja vastaanottamiseen työmme riittävyydestä tai sopimattomuudesta. Ensimmäisessä lähestymistavassa tähän konseptiin saatat ajatella, että kyse on kielteisistä seikoista, joita pomot kommunikoivat yrityksen työntekijöiden kanssa.
Positiivinen palaute tajuaa, että jotain on tehty hyvin. Esimerkiksi: «Työ on tehty tiiviisti ja ymmärretään erittäin hyvin. Negatiivinen palaute tapahtuu, kun jotain on tehty väärin. Esimerkiksi: "Teosta ei ymmärretä hyvin, sillä on hämmentävää tietoa."
Sekä positiivinen että kielteinen tehtävä parantavat palautetta antavan henkilön suorituskykyä. Työn palautteen käsite on kuitenkin paljon laajempi, se voi olla positiivinen tai negatiivinen ja suunnata työntekijää, pomoa tai työtoveria kohtaan.
Kuten Farr (1993) totesi, työympäristössä on paljon tietoa, joka kertoo meille kuinka suoritamme työtämme. Näiden tietojen on kuitenkin oltava järkeviä tavoitteidemme saavuttamiseksi. Työn palautteen avulla voit muun muassa:
- Korjaa suoritusvirheet.
- Vähennä epävarmuutta työsi sopivuudesta.
- Tiedä miten muut havaitsevat ja arvioivat sinua.
Lisäksi joitain etuja, jotka saat rakentavalla palautteella työympäristössäsi, ovat:
- Vältä konflikteja työtovereiden, työntekijöiden tai pomojen kanssa.
- Saa enemmän tyytyväisyyttä työpaikalla.
- Edistä ryhmätyötä ja ole tehokkaampaa.
- Itsetuntemuksen tunteiden saaminen työssä.
9 vaihetta positiivisen tai negatiivisen palautteen antamiseksi
Jotta voit toteuttaa sen käytännössä, kuvailemme 9 vaihetta, jotka sinun on otettava huomioon tämän viestintämenetelmän kehittämiseksi:
1 - Valitse aika ja paikka hyvissä ajoin ennen palautteen antamista
Sinun tulisi aluksi kysyä toiselta henkilöltä, onko hän käytettävissä tuolloin. Jos hän on kiireinen, yritä aloittaa keskustelu myöhemmin.
Tällä tavoin henkilö, jolle annat palautetta, antaa sinulle huomion, jota tarvitset kommunikoidaksesi tehokkaasti. Toisaalta, jos haluat valita skenaarion, sinun on otettava huomioon, minkä tyyppisiä tietoja aiot antaa:
Positiivisen palautteen suhteen sinun on valittava se julkisesti, jotta henkilöllä olisi entistä enemmän sosiaalista tunnustusta työnsä sopivuudesta.
Jos haluat kertoa negatiivisista näkökohdista, valitse yksityinen paikka, jotta työntekijä ei ymmärrä hämmennystä kollegoidensa edessä.
2 - Älä odota liian kauan mielipiteesi antamista
Jos on jokin näkökohta, josta haluat antaa palautetta kollegalle, työntekijälle tai pomolle, älä odota liian kauan. Muuten henkilö ei muista kovin hyvin mikä se on.
Jos esimerkiksi sanot jollekin, että heidän käyttäytymisensä 3 kuukautta sitten ei ollut asianmukaista, henkilö ei todennäköisesti kontekstualisoi tapahtunutta, joten palautteellasi ei ole toivottua vaikutusta.
Jos kuitenkin kommentoit positiivista tai kielteistä näkökohtaa jotain, mitä he ovat tehneet viime päivinä, he voivat ottaa mielipiteesi huomioon ja oikaista tarpeen vaatiessa, koska he eivät vieläkään ole poikenneet paljon tavoitteestaan.
Lisäksi tämä kohta on erityisen tärkeä suhteessa negatiiviseen palautteeseen, koska jos et anna mielipiteesi heti, keräät valituksia henkilöä kohtaan ja saatat joskus olla hukku ja viestiä kaiken, mikä häiritsee sinua aggressiivisella asenteella.
Tämä on yleistä kaikentyyppisissä suhteissa - ystävissä, kumppaneissa, vanhemmissa jne. - Jos et kerro toiselle henkilölle, mikä häiritsee sinua, se tuskin muuttaa heidän käyttäytymistään.
3 - Näytä empaattinen asenne
Laita itsesi jonkun toisen kenkiin empatiaa ja ajattele, kuinka haluat heidän antavan sinulle tietoja työstäsi ja suorituskyvystäsi.
Haluat varmasti, että henkilö, joka aikoo kommentoida jotain työsi osaa, on empatia, yrittäen olla vahingoittamatta tunteitasi, kun kyse on negatiivisesta tiedosta.
Jos hänen työnsä on vaikuttanut sinuun jollain tavalla, yritä myös olla menettämättä tyylikkyyttäsi ja selitä miltä sinusta tuntuu.
4 - Kuuntele toisiaan ja ole joustava
Tässä viestintäprosessissa sinulla tulisi olla kyky kuunnella aktiivisesti - eikä vain puhua. Tähän sisältyy se, että annetaan toiselle mahdollisuus kommentoida vaikeuksia, joita he ovat kohdanneet matkallaan kyseiseen tehtävään liittyen.
Kiinnitä huomiota syihin, jotka johtivat toista käyttäytymään tällä tavalla. Ehkä kun tiedät hänen olosuhteensa, ymmärrät, että hän on toiminut parhaalla mahdollisella tavalla.
Kyky korjata, jos luulet olevan väärässä. Päivän lopussa antamasi palaute perustuu henkilökohtaiseen mielipiteesi, se ei ole ehdoton totuus.
5 - Älä käytä yleisiä ja epätäsmällisiä kommentteja
On tärkeää, että olet tarkka kommenttisi kanssa sen sijaan, että annat palautetta epämääräisistä ja yleisistä tiedoista. Ei ole samaa sanottavaa: "hyvä työ" kuin "viimeisimmässä raportissasi kerätään erittäin tarkkaa tietoa yrityksen edistymisestä".
Toisella kommentilla toinen henkilö tuntee olevansa arvostettu ja ymmärtää paremmin heidän tehokkuuttaan työssä.
Mitä tarkempi ja tarkempi on antamasi tiedot, sitä parempia vaikutuksia sillä on toisen henkilön suoritukseen - aivan kuin kompassi on tarkempi, sitä helpompaa meillä on laivan ohjaaminen.
6 - Käytä "voileipätekniikkaa"
Tämä tekniikka koostuu seuraavien tarjoamisesta:
- - Positiivinen kritiikki asianmukaisesti suoritettaville näkökohdille tai pyrkimyksille tavoitteen saavuttamiseksi.
- - Negatiivinen arvostelu siitä, mitä sinun mielestäsi tulisi parantaa tehokkaan työn tekemiseksi.
- - Myönteinen katsaus sen yleiseen riittävyyteen.
Tällä tavoin vältät negatiivisen kommentin aloittamisen alkuperäisen epämukavuuden, joten henkilö on vastaanottavaisempi mielipiteesi suhteen. Lisäksi onnistut jättämään hyvän maun suuhun, joka huipentaa keskustelun toisella myönteisellä näkökulmalla.
Palautetta saava henkilö ei tunnu olevansa kyseenalaistettu, mutta hyväksyy sen positiivisemmalla tavalla ja on valmis muuttamaan mainitsemasi negatiivisen puolen.
Esimerkki tästä tekniikasta olisi sanominen työtoverille:
”Äskettäinen myyntiesityksesi on antanut minulle erittäin arvokasta tietoa. Se on ollut vähän pitkä, mutta erittäin mielenkiintoinen ”.
7 - Käytä palautetta keskittymällä käyttäytymiseen, ei henkilöyn
On erittäin tärkeää, että valitset sanat, joita aiot käyttää hyvin, jotta et kritisoisi kyseistä henkilöä, vaan pikemminkin käyttäytymistä, jonka he ovat käyttäneet tietyllä hetkellä.
Jotta ymmärrät paremmin, ei ole sama sanoa "projekti ei toimitettu ajoissa" kuin sanoa "toimitat projektit aina myöhässä". Toisessa tapauksessa henkilö voi tuntea olevansa luokiteltu vastuuttomaksi ja seurauksena on epämiellyttävä ja epämiellyttävä tilanne.
Keskity myös yksittäisiin käyttäytymisiin, jotta käyttäytymistä ei yleistetä. Katsotaanpa esimerkki tästä näkökulmasta: On parempi sanoa: "Tänä aamuna olet myöhässä 15 minuuttia, haluaisin tietää, jos sinulla on ollut ongelmia" kuin: "olet myöhässä".
Kuten näette, hän keskittyy ensimmäisessä esimerkissä myöhästymiskäyttäytymiseen - sen lisäksi, että osoittaa empaattisen asenteen siihen.
Toisessa virkkeessä päinvastoin, se on aggressiivinen, luettelee henkilön tiettyjen tosiseikkojen perusteella, jotka ovat joskus poikkeus, eivät normi.
8 - Negatiivisessa palautteessa anna vaihtoehtoja siitä, kuinka tehtävä voidaan suorittaa paremmin
Jos antamasi palaute on kielteistä, lisää kommentteja työn parantamiseksi. Tämä auttaa toista ihmistä tietämään, kuinka heidän tulisi suorittaa työnsä tuottavasti.
Jos et esimerkiksi pitänyt siitä, miten työntekijä on palvellut asiakasta, voit sanoa jotain seuraavaa: ”Huomasin tänä aamuna, että asiakas oli tyytymätön selitykseesi, joka koski rahoituksen kautta tapahtuvaa maksua. Toisinaan voit tarjota hänelle selittävän esitteen, jotta hän ymmärtää sitä paremmin ”.
9 - Kannusta muita antamaan sinulle mielipiteesi työstäsi
Erityisesti, jos kyseessä on sinun työntekijäsi, sinun tulisi kannustaa tätä dynaamista ja tiedonvaihtoa, jotta myös sinä voit hyötyä eduista, joita sinulla on välittömästä ja konkreettisesta tiedostasi työstäsi.
Ympärilläsi olevien työntekijöiden mielipiteiden tunteminen auttaa hallitsemaan omaa veneesi, kuten tämän artikkelin alussa mainitsimme.
Toivomme, että kaikki nämä vinkit auttavat sinua parantamaan viestintääsi työtovereidesi kanssa ja saavuttamaan suuremman työtyytyväisyyden.
Viitteet
- Ana I. García Álvarez ja Anastasio Ovejero Bernal. Työpalautteen mittaus organisaatioissa: työpalautekyselyn kyselylomakkeen mukauttaminen. Psicothema, 1998. osa 10, nro 2, ss. 241-257.
- Carlos Eduardo Román Maldonado. Palautteesta tai palautetta online-korkeakoulutuksessa. "Virtuaalilehti Universidad Católica del Norte". No.26, (helmi-toukokuu 2009, Kolumbia).
- Ignacio Boss. Miksi antaa palautetta? Kuinka tehdä se tehokkaasti? (2001) CEMA-yliopisto.
- MI Ferrero ja M. Martín. Rakentavan palautteen merkitys ryhmämusiikkiesitysten arvioinnissa.
- Sherry E. Moss, Enzo R. Valenzi, William Taggart. Piilotatko pomostasi? Taksonomian ja välineen kehittäminen hyvien ja huonojen esiintyjien palautteen hallintakäyttäytymisen arvioimiseksi. Journal of Management (2003).