PROJEKTINHALLINTA: VAIHEET, TAVOITTEET JA ESIMERKIT - DUDAS - 2026

Projektinhallinnan on jotta täyttää harjoittamisen aloittamista, suunnittelu, toteutus, valvonta ja sulkeminen työn tiimin tyydyttää erityisiä syitä menestykseen ja saavuttaa tiettyjä tavoitteita määräajassa. Siksi projektin vaatimukset täyttävä taitojen, tekniikoiden, tiedon ja työkalujen soveltaminen ohjelmoitavaan toimintaan.

Projekti on siirtymävaihe, jonka tarkoituksena on tuottaa ainutlaatuinen tulos, palvelu tai tuote, jolla on määritelty alku ja loppu, joka suoritetaan merkittävien tavoitteiden ja päämäärien saavuttamiseksi, yleensä lisäarvon tai hyödyllisen muutoksen saavuttamiseksi.

Lähde: pixabay.com

Hankkeiden ajallinen laatu on ristiriidassa rutiinien liiketoimintojen kanssa, jotka ovat yksinkertaisia ​​iteratiivisia, osittain pysyviä tai pysyviä toimintoja palvelujen tai tuotteiden tuottamiseksi.

Jos sinulla ei ole prosessia projektien hallitsemiseksi, se voi hukkaa aikaa, menettää rahaa ja huonon suorituskyvyn.

Voimakas työkalu

Projektinhallinta on tehokas liiketoiminnan työkalu, joka voi tarjota monia etuja kaiken kokoisille yrityksille. Tarjoaa toistettavia prosesseja, ohjeita ja tekniikoita ihmisten hallitsemiseksi ja projektiin osallistuvan työn helpottamiseksi.

Se voi lisätä menestysmahdollisuuksiasi ja auttaa toimittamaan projekteja johdonmukaisesti, tehokkaasti, ajallaan ja budjetissa.

Projektinhallinnan perusstrategioita toteuttamalla saavutetaan halutut tavoitteet ja nämä tavoitteet saavutetaan määritellyssä ajassa ja kustannusalueella.

Tärkeintä on, että kaikki voittavat, mikä voi siksi olla kaikkien eduksi projektinjohdolle.

vaiheissa

aloittamista

Aloitusvaihe määrittelee hankkeen luonteen ja laajuuden. Sinun on ymmärrettävä liiketoimintaympäristö ja varmistettava myös, että tarvittavat ohjaimet sisältyvät projektiin.

Hankkeen aloitusasiakirjat ovat sarjan ohjeita, joita käytetään säännösten luomiseen projektin ajaksi. Nämä sisältävät:

- Hanke-ehdotus: projektin taustalla oleva idea, yleistavoite, kesto.

- Hankkeen laajuus: hankkeen ohjaus ja seuranta.

- Työn rakenteen jakautuminen: tehtävän työn mittakaava päivittäisiin tehtäviin saakka.

- Vastuunjakokaavio: roolit ja vastuut linjassa tulosten kanssa.

- Liiketoiminnan tarpeiden ja vaatimusten analysointi mitattavissa olevien tavoitteiden perusteella.

- Katsaus nykyisiin toimintoihin.

- Hankekirje, joka sisältää kustannukset, tehtävät, suoritukset ja aikataulut.

Suunnittelu

Päätavoite on suunnitella aika, kustannukset ja resurssit asianmukaisesti tarvittavan työn arvioimiseksi ja siten tehokkaasti hallita riskejä projektin toteuttamisen aikana. Se koostuu menetelmien määrittämisestä, joita noudatetaan projektinhallinnassa.

- Tunnista suoritteet ja luo työn erittelyrakenteet.

- Tunnista näiden suoritteiden suorittamiseksi tarvittavat toiminnot ja yhdistä nämä toiminnot siten loogiseen sekvenssiin.

- Arvioi toiminnan resurssien tarve.

- Arvioi toiminnan aika ja kustannukset.

- Aikataulun ja budjetin kehittäminen.

- Riskien suunnittelu.

- Hanki muodollinen hyväksyntä työn aloittamiseen.

suoritus

Suorituksen aikana sinun on tiedettävä, mitkä suunnitellut määräajat on toteutettava. Suoritusvaihe varmistaa, että projektinhallintasuunnitelman toimitukset suoritetaan vastaavasti.

Tämä vaihe sisältää henkilöresurssien ja muiden resurssien, kuten materiaalien ja budjettien, asianmukaisen jakamisen, koordinoinnin ja hallinnan. Tämän vaiheen tulos on projektin suoritteet.

Projektin dokumentaatio

Budjetin, laajuuden, tehokkuuden ja myös vauhdin ylläpitämiseksi projektilla on oltava fyysiset asiakirjat, jotka liittyvät kuhunkin tiettyyn tehtävään.

Oikealla dokumentaatiolla on helppo nähdä, täyttyvätkö projektin vaatimukset. Asiakirjat sisältävät tietoja siitä, mitä kyseiselle projektille on jo tehty.

Tehty oikein, dokumentaatio voi olla projektin menestyksen selkäranka.

Seuranta ja valvonta

Se koostuu prosesseista, jotka suoritetaan projektin toteutuksen tarkkailemiseksi, jotta mahdolliset ongelmat voidaan tunnistaa ajoissa ja tarvittaessa voidaan toteuttaa korjaavia toimenpiteitä projektin toteutuksen hallitsemiseksi.

Projektin suorituskykyä tarkkaillaan ja mitataan muutosten tunnistamiseksi projektinhallintasuunnitelmassa.

Se tarjoaa myös palautetta hankkeen eri vaiheiden välillä ennaltaehkäisevien tai korjaavien toimenpiteiden toteuttamiseksi projektinhallintasuunnitelman noudattamiseksi.

Sulkeminen

Se sisältää hankkeen muodollisen päätökseen saattamisen ja hyväksymisen. Hallinnolliseen toimintaan sisältyy opittujen oppien dokumentointi. Se koostuu koko prosessisarjan kaikkien toimien loppuun saattamisesta muodollisesti projektin päättämiseksi.

Täytäntöönpanon jälkeinen tarkastelu sisältyy myös tähän vaiheeseen. Tämä on tärkeä vaihe projektiryhmälle oppia kokemuksista ja soveltaa sitä tuleviin hankkeisiin.

Sinun tulisi tarkastella asioita, jotka toimivat projektissa hyvin, ja analysoida asioita, jotka eivät toimineet, oppia saatuja kokemuksia.

tavoitteet

Projektinhallinnan tavoitteena on saada aikaan kattava projekti, joka vastaa asiakkaan tavoitteita.

Projektivaiheiden kehittäminen onnistuneesti

Hankkeeseen sisältyy koosta riippumatta viisi yhtä tärkeätä vaihetta, jotka ovat yhtä tärkeitä: aloittaminen, suunnittelu, toteutus, seuranta ja valvonta, päättäminen.

Kaikkien yllä olevien vaiheiden sujuva ja keskeytymätön kehitys ja toteutus takaavat projektin onnistumisen.

Viesti tehokkaasti

On aina pidettävä mielessä, että projektin onnistuminen tai epäonnistuminen riippuu suuresti ryhmätyöstä. Siksi avain menestykseen on aina yhteistyössä.

Tätä varten hyvän viestinnän luominen on erittäin tärkeää. Yhtäältä tiedot on muotoiltava selkeästi ja täydellisesti, jotta kaikki ymmärtävät sen täysin. Toisaalta sinulla on oltava kyky kuunnella ja vastaanottaa rakentavaa palautetta.

Saavuta hankkeen päätavoite

Hankkeen päätavoite on saatettava päätökseen arvioidussa ajassa, laadun ollessa odotettu ja budjetin puitteissa.

Tarvittavien syötettyjen panosten ja niiden soveltamisen optimointi hankkeen ennalta määriteltyjen tavoitteiden saavuttamiseksi on asia, jossa on aina parantamisen varaa.

Kaikkia prosesseja ja menettelytapoja voidaan uudistaa ja päivittää projektin kestävyyden parantamiseksi ja myös ryhmän ohjaamiseksi strategisen muutoksen prosessin läpi.

Laadi projekti, joka seuraa asiakkaan tavoitteita

Tämä voi tarkoittaa, että asiakkaan visio on käsiteltävä ja uudistettava tai neuvoteltava heidän kanssaan suhteessa projektin tavoitteisiin, jotta niistä voidaan tehdä saavutettavissa olevia tavoitteita.

Asiakkaiden odotusten täyttäminen ja heidän onnelliseksi pitäminen johtaa onnistuneeseen yhteistyöhön, joka voi auttaa välttämään yllätyksiä projektin toteutuksen aikana, ja varmistaa myös tulevaisuuden kestävyyden.

hyötyjä

Projektinhallinnan tärkein etu on, että se auttaa hallitsemaan projekteja tehokkaasti. Tämä mahdollistaa nopeamman ongelmanratkaisun.

Parempi palvelujen tarjonta

Projektinhallinta tarjoaa etenemissuunnitelman, jota on helppo seurata ja joka johtaa projektin loppuunsaattamiseen. Kun tiedät missä reikien välttäminen on syytä, työskentelet älykkäämmin ja tehokkaammin.

Asiakastyytyväisyys

Niin kauan kuin projekti saadaan päätökseen ajoissa ja budjetin puitteissa, asiakas jättää onnelliseksi. Ja onnellinen asiakas on joku, joka nähdään uudelleen.

Älykäs projektinhallinta tarjoaa työkalut, joiden avulla asiakas- ja johtaja-suhde voi jatkua.

Palvelujen tarjonnan parempi tehokkuus

Samat strategiat, jotka mahdollistivat yhden projektin onnistuneen loppuun saattamisen, toimivat myös monta kertaa muissa projekteissa.

Parantaa kasvua ja kehitystä joukkueessa

Positiiviset tulokset eivät pelkästään lisää kunnioitusta, vaan innostavat projektiryhmää etsimään edelleen tapoja toimia tehokkaammin.

Lisää joustavuutta

Ehkä yksi projektinhallinnan suurimmista eduista on, että se sallii joustavuuden. Turvallinen projektinhallinta antaa sinun piirtää strategian, jonka haluat suorittaa, jotta projekti saadaan päätökseen.

Tällaisen organisaation kauneus on kuitenkin se, että jos löydetään älykkäämpi polku, se voidaan viedä. Monille pienille ja keskisuurille yrityksille tämä yksin on maahanpääsyn arvoinen.

Lisääntynyt riskinarviointi

Kun kaikki pelaajat ovat rivissä ja strategia on paikallaan, he hyppäävät potentiaaliset riskit iskuon.

Projektinhallinta antaa punaisen lipun oikeaan aikaan - ennen kuin aloitat projektin valmistumisen.

esimerkit

amerikkalaiset lentoyhtiöt

American Airlinesin sulautuminen US Airwaysiin loi päällekkäisyyden tekniikassa ja ohjelmissa. He tiesivät, että laskentataulukot eivät riittäneet hallitsemaan monimutkaisia ​​projekteja ja resursseja.

Saadakseen näkyvyyden laajempiin divisioonaisiin ja globaaleihin prioriteetteihin, he alkoivat käyttää projektijohtamista henkilöstön sisäänpääsyyn, resurssien hallintaan ja kapasiteetin suunnitteluun.

Seurauksena lentoyhtiö meni hyödyntämään tietotekniikkatyötään 10 prosentista 20 prosenttiin. Tämä vastaa usean miljoonan dollarin positiivista nettovaikutusta taseeseen.

Nyt heillä on pääsy parempiin ja luotettavampiin tietoihin kriittisten päätösten tekemiseksi hankkeista ja resursseista.

Royal Bank

Skotlannin kuninkaallinen pankki joutui ottamaan käyttöön johdonmukaisia ​​ja luotettavia tietoja taloudellisia ja resurssipäätöksiä varten. Siksi he valitsivat projektinhallinnan ajaakseen tätä johdonmukaisuutta. He siis käyttivät eläkkeelle 35 vanhaa järjestelmää, yli 50 käyttäjän kehittämää työkalua ja satoja laskentataulukoita.

Eri muodossa olevien tietojen ja satojen eri järjestelmien hallinnoimien projektien avulla he halusivat hallita tietojaan nähdäkseen asiakkaidensa kokonaispohjan selkeämmin.

Kahdentoista kuukauden aikana he pystyivät toteuttamaan liiketoimintatapauksensa ja saavuttamaan sijoitetun pääoman tuoton. Matkan varrella ne ovat parantaneet läpinäkyvyyttä ja vähentäneet kuluja kussakin liiketoimintayksikössä.

Viitteet

1. Wikipedia, ilmainen tietosanakirja (2019). Projektinhallinta. Kuvannut: en.wikipedia.org.
2. Projektinhallintainstituutti (2019). Mikä on projektinhallinta? Kuvannut: pmi.org.
3. Clarizen (2018). Mitkä ovat projektinhallinnan tavoitteet? Otettu: clarizen.com.
4. NI Business (2019). Projektinhallinnan edut. Ostettu: nibusinessinfo.co.uk.
5. Gary Picariello (2019). Projektinhallinnan 10 parasta hyötyä. Bright Hub -projektinhallinta. Otettu: brighthubpm.com.
6. Leyna O'Quinn (2018). 5 Esimerkkejä todellisen maailman menestyvästä projektinhallinnasta. Planview-blogi. Otettu: blog.planview.com.