HALLINNOLLISEN AVUSTAJAN 7 PÄÄTEHTÄVÄÄ - JOB - 2025

Toiminnot hallinnollinen avustaja ovat tehtävät apua ja säestys normaaliin toimintaan että yritys kehittyy. Siksi ne ovat välttämättömiä saman tehokkaalle toiminnalle.

Nämä toiminnot vaihtelevat yleensä sen yrityksen liiketoiminta-alueen mukaan, jossa he työskentelevät. Esimerkiksi erikoistuneissa toimistoissa, kuten lakiasiaintoimistoissa, avustajilla on yleensä erityiskoulutus tiettyjen toimien suorittamiseen.

Kaikilla alueilla on kuitenkin yhteisiä toimintoja, jotka yleensä pyörittävät tietojen jakamista ja hallintaa toimistossa. Tähän sisältyy asiakirjojen, arkistojen hallinta ja tapahtumien järjestäminen.

Mutta näistä toimista voi tulla paljon laajempaa. Joissain tapauksissa hallintoavustajien on myös käsiteltävä kirjanpitotietoja ja taattava jopa yrityksen teknisten resurssien toiminta.

Hallinnollisen avustajan 7 päätehtävää

1- Asiakirjojen hallinta

Yksi hallinnollisen avustajan päätehtävistä on auttaa toimiston jäseniä asiakirjojen ja tiedostojen hallinnassa.

Yleensä tämä tehtävä liittyy tiedostojen tallentamiseen, järjestämiseen ja hallintaan.

Tietyissä tilanteissa voi kuitenkin olla tarpeen, että he kirjoittavat, muokkaavat ja tarkistavat asiakirjoja.

Joissakin yrityksissä heitä jopa pyydetään sanomaan kirjeitä tai muistiinpanoja ja kirjaamaan tapahtumien pöytäkirjat.

Joissakin tapauksissa, esimerkiksi lakiasiaintoimistoissa, näiden tehtävien suorittamiseen vaaditaan erikoiskoulutusta: hallintoavustajan on ymmärrettävä terminologia ja oikeudelliset menettelyt.

Toisaalta lääketieteen alalla työskentelevät hallintoavustajat tarvitsevat erilaisia ​​taitoja. Heillä on oltava tarvittava koulutus potilaiden käsittelyyn ja lääketieteellisten raporttien lukemiseen.

2 - Tapahtumasuunnittelu

Toimistotapahtumien suunnittelu on usein myös hallinnollisten avustajien vastuulla. Tämän vastuun koko voi vaihdella yrityksen koon mukaan.

Tapahtuma voi olla yksinkertaisesti kokous tai yrityslounas, mutta se voi olla myös suurempi konferenssi tai yritysjuhlat.

Kummassakin tapauksessa osallistujan on hallittava kaikki tapahtumaan liittyvät kriteerit.

Tähän sisältyy myyjien ottaminen yhteyttä, varausten tekeminen, valikoiden ja sisustuksen valinta. Mutta se sisältää myös osallistujien, puhujien ja luennoitsijoiden ottamisen yhteyttä, kutsumisen ja vahvistamisen tarvittaessa.

3 - Henkilökohtainen huomio käyttäjiin ja vieraisiin

Asiakaspalvelu on yleensä yksi yleisimmistä tehtävistä hallintoavustajille. Yleisö, johon huomio kohdistetaan, riippuu aina yrityksen koosta ja sen liiketoiminnallisuudesta.

Pienyrityksille, jotka palvelevat suoraan yleisöä, voidaan joutua avustamaan hallinnollista avustajaa tapaamaan asiakkaita.

Kun näin tapahtuu, heidän työnsä on suunnattu ohjaamaan ja palvelemaan heitä kulkiessaan yhtiön tilojen läpi.

Suuremmissa yrityksissä hallinnollisen avustajan on osallistuttava muun tyyppisiin vierailijoihin, kuten kumppaneihin tai suuriin toimittajiin.

Tässä tapauksessa heidän tehtävänä on ohjata heitä heidän asialistansa toteuttamisessa ja tapaamisissa yrityksen johdon tai muiden alueiden kanssa.

4- Puhelin ja virtuaalinen huomio

Asiakaspalveluluokkaan kuuluvat puhelin- ja virtuaaliapu. Puhelinapuun sisältyy asiakkaiden ja kumppanien suuntaaminen sekä esityslistan organisointi ja hallinta.

Virtuaalisen huomion kohdalla tehtävät riippuvat kanavista, joita yritys tarjoaa asiakaspalvelulle tai tiedonhallinnalle.

Joissakin tapauksissa siihen sisältyy sähköpostin käsittely, viesteihin vastaaminen, viestien välittäminen tai arkistointi tarvittaessa.

Muissa tapauksissa, kun virtuaaliset viestintäkanavat ovat monipuolisempia, siihen voidaan sisällyttää muita tehtäviä, kuten yleisölle osallistuminen chat-järjestelmien kautta tai jopa kysymyksiin vastaaminen yrityksen sosiaalisten verkostojen kautta.

Suurissa yrityksissä on tavallista, että siellä työskentelee henkilöstö, joka on keskittynyt osallistumaan näihin viestintäkanaviin. Kun yritykset ovat pieniä, tämä tehtävä jätetään usein hallinnollisille avustajille.

5- Esityslistan hallinta

Esityslistan hallinta on usein yksi hallintoavustajien tärkeimmistä tehtävistä.

Tämä vastuu sisältää nimitys- ja kokouspyyntöjen vastaanottamisen puhelimitse, henkilökohtaisesti tai online-muodossa ja niiden järjestämisen esityslistalle määriteltyjen perusteiden mukaisesti.

Siihen sisältyy myös kokousten aikataulutus yrityksen sisällä ja ulkopuolella, työlounaat ja työmatkat.

Viimeksi mainituissa tapauksissa avustajan vastuulla on myös varata tarvittaessa lentoja, hotelleja, ravintoloita tai kokoushuoneita.

6- kirjanpito

Hallinnolliset avustajat ovat joskus vastuussa yrityksen sisällä tapahtuvien kulujen seurannasta ja kirjaamisesta. Nämä tehtävät voivat olla yksinkertaisia, kuten tiettyjen kulujen kirjaaminen taulukkoon.

Joissakin tapauksissa avustajalta vaaditaan koulutus monimutkaisempien tehtävien kehittämistä varten. Vastuuseesi voi kuulua esimerkiksi kirjanpidon raportointi johdolle.

Yleensä tämä riippuu yrityksen koosta. Suurella yrityksellä on yleensä erikoistuneemmat roolit; näissä kirjanpitotietoja hallinnoi tätä varten palkattu henkilö.

Yksi hallintoavustajien perustaidoista on kuitenkin toimistolaskentaohjelmien, kuten Microsoft Excel, hallitseminen.

7- Teknologinen johtaminen

Teknologisten resurssien hallinta on myös osa hallintoavustajien tehtäviä. Tässä mielessä sinun vastuullasi on varmistaa, että kaikki yrityksen toimintaan tarvittavat työkalut toimivat hyvin.

Tähän sisältyy varmuuskopioiden tekeminen atk-laitteiden sisältämistä tiedoista ja virustorjuntapäivitys muun muassa.

Toisaalta se sisältää laitteiden, kuten projektorien ja kannettavien tietokoneiden hallinnan.

Se tarkoittaa myös sen vastuulla olevien toimintojen normaalin kehityksen kannalta välttämättömien laitteiden tarkistamista ja ylläpitoa.

Tämä ei tarkoita, että hallinnollisella avustajalla on oltava tekninen tietämys. Sen työ koostuu erityisesti teknisen henkilöstön palkkaamisesta suorittamaan laitteiden kunnossapito määräajoin epäonnistumisten välttämiseksi.

Viitteet

1. Bucky, J. (2017). Pääsihteerien ja hallintoavustajien työtehtävät. Palautettu osoitteesta: thebalance.com
2. Uranrakentaja. (2016). Työskentely hallinnollisena avustajana - Erinomainen valinta generalisteille. Palautettu osoitteesta: karjerbuilder.com
3. Pffefer, J. (2016). Mitä lääketieteellinen hallintoavustaja tekee? Palautettu osoitteesta: rasmussen.edu
4. Study.com. (SF). Hallintoavustajan tehtävät. Palautettu osoitteesta study.com