TOIMISTO YRITYSMAAILMASSA: TOIMINNOT, LAITTEET JA MATERIAALIT - JOB - 2026

Liiketoimintamaailman toimisto edustaa sitä yritystä, jossa vastaanotetut ja luovutetut tiedot käsitellään, jotta organisaation toiminnan tai toiminnan normaalin kehittämisen edellyttämät tiedot toimitetaan.

Sen merkitys annetaan, koska jokainen tavaroita tai palveluita tuottava yritys, riippumatta toimialasta, johon se erikoistuu, tarvitsee joukon ihmisiä toiminnan johtamiseen ja muiden hallinnollisten toimintojen hoitamiseen. Suurin osa näistä ihmisistä työskentelee toimistoissa.

Toimiston henkilöstömäärä voi vaihdella, mutta kaikki organisaatiot tyypistä tai koosta riippumatta vaativat toimistotyöntekijöitä hoitamaan päivittäisiä tehtäviä. Toimistotyöntekijät johtavat monia eri näkökohtia liiketoiminnassa.

Näitä näkökohtia ovat kirjanpito, sanat ja tietojenkäsittely, televiestintä ja muu toiminta. Niitä tarvitaan kaikilla talouden aloilla valmistuksesta kuljetukseen.

Teknologia antaa perustietoa toimistolle: sen avulla voidaan tehdä enemmän työtä lyhyemmässä ajassa.

ominaisuudet

- Toimiston tarjoamiin tärkeisiin palveluihin kuuluvat sekä hallinnolliset että muut palvelut organisaation muille osastoille, jotka eivät voi toimia ilman toimistoa.

- Toimisto on organisaatiossa yhtä tärkeä kuin ihmiskehon aivot. Siksi toimisto on yrityksen aivot. Se kerää tietoja erilaisista sisäisistä ja ulkoisista lähteistä, tallentaa, järjestää ja analysoi ne toimittaakseen johdon käyttöön. Kaikenlaista tietoa, sekä aiempaa että nykyistä, on saatavana toimistossa.

- Toimisto toimii myös välittäjänä. Se yhdistää ulkomaailman eri osastojen kanssa ja päinvastoin. Kaikki myyntitilaukset vastaanotetaan toimiston kautta. Yhdistää organisaation asiakkaiden, tavarantoimittajien, hallituksen ja suuren yleisön kanssa. Suhdetoiminta on erittäin tärkeää nykyaikaisissa toimistoissa.

- Se on kaiken liiketoiminnan sydän. se on kuin hallinnollinen hermokeskus. Tietoja ostoista, myynnistä, taloudesta ja viestinnästä jaetaan toimistolta.

- Se on valvontakeskus; se on keino, jolla yrityksen politiikat toteutetaan. Liiketoiminnan kasvaessa jokaisella johtajalla on valtuudet tehdä omia päätöksiään ja toimia. Siten jokaisella osastolla on oma toimistonsa, jotta johdon on helpompi hahmotella suunnitelmiaan ja toimintatapojaan.

Joitakin toimistoissa suoritettavia keskeisiä toimia ovat:

• Kokouksissa.
• Soita huomiota.
• Sovita yrityksen strategiasta.
• Sovita tavoitteista.
• Fyysisten ja tietokoneiden tiedostojen järjestäminen.
• Asiakaspalvelu.
• Asiakirjojen tulostaminen ja kopiointi.

Laitteet ja tarvikkeet

Toimistolaitteet ovat kehittyneet suuremman automaation mahdollistamiseksi. Toimistoautomaatio tarkoittaa koneiden käyttöä toistuvien ja tylsiä tehtävien tekemiseen, joita ihmiset käyttivät. Tietokoneet auttavat myös työntekijöitä tekemään työnsä nopeammin ja tehokkaammin.

Niitä laitteita, joita voimme löytää toimistosta, ovat:

Yrityspuhelinjärjestelmä ja pöytäpuhelimet

Ne ovat pääasiallinen väline, jota käytetään suoraan viestintään asiakkaiden ja toimittajien kanssa.

tietokoneet

Käsitellä tietoja, jotka ovat tällä hetkellä kaikkien toimistojen elinehto. Ne ovat myös välttämättömiä viestinnälle sähköpostin ansiosta.

Tietokoneverkko ja Internet-yhteys

Jos tieto on yrityksen elinehto, niin tietoverkot ovat valtimoita, jotka kanavoivat informaation liiketoiminnan kaikilla alueilla. Ethernet-kaapelointi, reitittimet ja modeemi tarvitaan paikallisen verkon yhdistämiseen Internetiin.

Monitoimitulostimet

Kun tiedot ovat digitaalisia, haluamme tulostaa ne, ja jos ne tulostetaan, haluamme skannata ne. Toisaalta haluamme vastaanottaa sen tai lähettää sen faksilla. Nämä joukkueet tekevät kaiken.

Paperinsilppurit

Kun tuotetaan painettua paperia, se on usein tuhottava. Toimisto on vastuussa hallussaan olevista tiedoista.

kopiokoneet

Olennaista kopioiden tekemiselle asiakirjoista.

Videoprojektorit ja näytöt

Käytetään esityksiin kokoushuoneessa.

Laitteet kauppiaille

Myyntipistekoneet ja kassakoneet.

Huonekalut

Toimiston huonekaluista löydämme seuraavat:

• tuolit
• työpöydät
• kennoja
• kaapit
• matot
• Kokouspöydät

Toimistotarvikkeet

Jotkut toimiston toimintaan tarvittavista materiaaleista ja tarvikkeista ovat:

- Valkoiset paperiarkit: Käytetään tulosteisiin ja valokopioihin, lyhyiden muistiinpanojen kirjoittamiseen ja fläppitauluesitysten kirjoittamiseen.

- Rullapaperi: termofaksi, tarranauha, myyntipaperi.

- Esipainetut lomakkeet: laskut, veroilmoitukset, palkkiot, pöytäkalenterit.

- Etiketit ja tarrapaperi: kansioiden etiketit, hinta-etiketit ja postikirjaimet.

- Tulostustarvikkeet: mustepatruunat ja värikasetit.

- Kannettavat tallennusvälineet: USB-tikut ja muistikortit.

- Mekaaniset kiinnikkeet: paperiliittimet ja perhoset, niitit.

- Kemialliset kiinnikkeet: läpinäkyvä teippi, liima.

- Siivousvälineet: mopit, astiat, kierrätysastiat, luudat, saippua, ilmanraikastimet, desinfiointiaineet, paperipyyhkeet ja wc-paperi.

- Pienet koneet: paperinlävistimet, nitojat, niittien poistot, kumileimat, numerointikoneet ja lyijykynäjen teroittimet.

- Fyysinen varastointi: kansiot, kirjekuoret, laatikot, hyllyt ja kirjoituspöydät.

- Kirjoitus- ja korjausmateriaalit: lyijykynät, kynät, tussit, korjausnauha, korjausneste ja pyyhkimet.

Esimerkkejä toimistoista

Kirjailijat / toimittajat verkkosivuilla ja sanomalehdissä

Kirjailijat ja toimittajat työskentelevät toimistossa riippumatta siitä, ovatko he työryhmässä vai työskentelevät kotoa. Kirjailijat luovat sisältöä painojulkaisuille, verkkosivuille ja blogeille. Toimittajat korjaavat kirjoitetun sisällön.

vastaanottovirkailijoita

Vastaanottovirkailija on kiireinen toimistossa, joka toivottaa asiakkaita ja toimittajia vastaan, kirjoittaa sähköposteja, vastata puheluihin, ottaa viestejä, lähettää sähköpostia, kommunikoida puheluilla tietyille työntekijöille ja arkistoida.

Asiakaspalvelun edustajan on oltava perehtynyt työskentelevään liiketoimintaan sekä tuotteisiin ja palveluihin asiakkaiden auttamiseksi. Sinun on vastattava puheluihin ja sähköposteihin, tehtävä tilauksia ja palautuksia.

kirjanpitäjät

Kirjanpitäjät tai kirjanpitäjät työskentelevät toimistoympäristössä. Hänen tehtäviinsä sisältyy muun muassa verojen valmistelu, laskujen maksaminen, maksujen vastaanottaminen.

johtajat

Toimiston johtajat johtavat toimiston työtä. Heidän tehtävänsä voivat vaihdella henkilöstön työn palkkaamisesta, erottamisesta tai aikatauluttamisesta, tehtävien siirtämisestä, uusien työntekijöiden kouluttamisesta, toimistotapojen luomisesta ja täytäntöönpanosta, työryhmän valvonnasta, tilanteiden ratkaisemisesta ja tietokonejärjestelmien ylläpidosta.

Soita huomiota-Puhelinkeskukset

Puhelinkeskuksessa työskentelevien henkilöiden on vastattava puheluihin sen yrityksen asiakkailta, jonka palveluksessa he työskentelevät. Sinun on vastattava kysymyksiin, vastaanotettava valituksia ja käsiteltävä tilauksia.

Viitteet

1. Rob Waugh (2017). Mitä seuraavaksi toimistotekniikka? The Telegraph. Small Business Connect. Kuvannut: telegraph.co.uk.
2. StateUniversity (2018). Liiketoiminnan näkökulma tietokoneisiin ja toimistoihin - TÄNÄÄN TOIMISTO, LIIKETOIMINNAN TYÖvoima, LIIKETOIMINNAN Trendit, RAHOITUSMAAILMA. Otettu: careers.stateuniversity.com.
3. Lucy Kellaway (2013). Kuinka tietokone muutti toimiston ikuisesti. BBC uutiset. Otettu bbc.com-sivustosta.
4. Wikipedia, ilmainen tietosanakirja (2018). Toimiston hallinta. Kuvannut: en.wikipedia.org.
5. Yajaira Gutierrez (2012). Toimiston perusteet. Ostettu: pedageducomercial.blogspot.com.
6. James Bucki (2018). Olennaiset toimistotarvikkeet yrityksen perustamiseen. Tasapainotustoiminnot ja tekniikka. Otettu: thebalance.com.