KIRJEENVAIHTOYKSIKKÖ: TOIMINNOT, RAKENNE, TÄRKEYS - KULTTUURISANASTO - 2026

Kirjeenvaihto yksikkö on työpiste, joka vastaanottaa, luokittelee, pöytäkirjoja ja keskitetysti jakaa sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä ja asiakirjoja kaikille organisaation jäsenet eri rajapinnoilla. Sen tavoitteena on taata, että ne toimitetaan vastaanottajalle tehokkaasti, nopeasti ja parhaimmissa olosuhteissa.

Yksityiset ja julkiset yhteisöt tai yritykset toteuttavat tämän asiakirjanhallintaohjelman kirjeenvaihdon valvontaprosessien tehostamiseksi. Se on prosessi, joka on integroitu organisaation dynamiikkaan ja mahdollistaa yrityksen tavoitteiden saavuttamisen.

Kirjeenvaihtoyksikkö varmistaa tietojen tehokkaan ja nopean toimittamisen yrityksen sisällä. Lähde: pixabay.com

Vanhoista arkistoista digitaaliseen aikakauteen, tämän osaston organisaatiomenetelmän tarkoituksena on mahdollistaa helppo pääsy kiinnostaviin asiakirjoihin ja suojata valvontatiedot, tiedostot, menettelykäsikirjat ja koko tutkimushistoria. yritys fyysisessä ja / tai digitaalisessa muodossa.

Tällä hetkellä on kehitetty ohjelmistoja asiakirjojen hallinnan nopeuttamiseksi, joilla on ollut positiivinen vaikutus ympäristöympäristöön, koska fyysisellä tiedostolla on taipumus kadota ja paperin kulutus vältetään.

Samoin kirjeenvaihdon toimittaminen tai vastaanottaminen intranetin ja ekstranetin kautta tehdään dynaamisemmaksi ja nopeammaksi.

ominaisuudet

Kirjeenvaihtoyksiköllä on erityisiä toimintoja, joiden tarkoituksena on dokumentoida, organisoida ja jakaa tehokkaasti kirjeenvaihto, joka sisältää tarjottavaan liiketoimintaan tai palveluun liittyviä tietoja, samoin kuin kaikki elintärkeät asiakirjat hallinnollisen ja organisatorisen toiminnan tukemiseksi.

Kirjeenvaihtoyksikön erityisiin toimintoihin kuuluvat seuraavat:

- Valvoa asiakirjojen saapumista ja poistumista.

- Levitä viestintä vastaaville alueille.

- Prosessoi sisäisesti ja ulkoisesti tuotettua kirjeenvaihtoa ja viestintää.

- Skannaa asiakirjat.

- Tilaa, luokittele ja kuvaa yrityksen dokumenttirahaston asiakirjoja.

- Dokumenttituotannon säilyttäminen ja hallinta.

- Anna peräkkäiset numerot tuotetulle tai vastaanotetulle kirjeenvaihdolle (arkistointi).

- Valitse säilytettävät asiakirjat ja viestit ja siirrä ne keskusarkistoon.

Rakenne

Kirjeenvaihtoyksikkö on järjestetty yrityksen tai laitoksen koon ja ominaispiirteiden mukaan. Se riippuu yleensä päämajasta, joka on jaettu kahteen alayksikköön: yksi maahantuloon ja toinen maasta poistumiseen.

Jokaisella alayksiköllä on erityiset toiminnot, joiden tarkoituksena on hallita ja hallita kaikkea, mikä liittyy sekä sisäiseen että ulkoiseen kirjeenvaihtoon. Tämän tyyppiset yksiköt on rakennettu seuraavasti:

johto

Se määrittelee säädökset ja politiikat, jotka rationalisoivat, standardisoivat ja säätelevät asiakirjojen tuottamista, jakelumenetelmiä, kirjeenvaihdon lähettämistä ja vastaanottamista sekä laitoksen jäsenten toimeksiantoja. Toisin sanoen, ne yhdistävät koordinoidusti asiakirjojen ja arkistojen hallintaprosessin ja sen tehokkaan systemaation.

Vastaava alayksikkö

Hän vastaa jakelu- ja valvontamenetelmien toteuttamisesta asiakirjanhallinta-alueella yrityksen laatimien käytäntöjen ja määräysten perusteella. Tämä on jaettu:

Saapuva kirjeenvaihto

Ne ovat asiakirjoja, jotka saapuvat ja on suunnattu toimielimen eri osastoille. Asiakirjat vastaanotetaan tällä alueella. Ennen kuitin hyväksymisen sinetöimistä on varmistettava, että:

- Ne on todellakin tarkoitettu laitokselle tai yritykselle.

- Asia on luontainen laitokselle tai yritykselle.

- Ne on suljettu asianmukaisesti ja allekirjoitettu.

- Mahdolliset liitteet ovat täydelliset. Jos niitä ei ole, vaatimus on tehtävä välittömästi liikkeeseenlaskijalle kirjallisesti tai suullisesti.

- Alayksikön leima kiinnitetään vastaanottopäivämäärälle ja -ajalle.

Hallinta ja toimitus

Sitten asiakirjat luokitellaan asettamalla tunnus, joka vastaa osastoa, johon ne on lähetettävä. Rekisteröinti tapahtuu tärkeimpien valvontatietojen, kuten vastaanottopäivän, sen osaston, jolle se on tarkoitettu, rekisteröinnin valvonnanumeron ja alkuperäisen lähettäjän tietojen perusteella.

Tämän dokumentointi- ja luokitteluvaiheen jälkeen jakelu suoritetaan, mikä tarkoittaa kirjeenvaihdon lähettämistä jokaiselle yksikölle tai yksikölle. Mainittu osasto jatkaa vastaanottoilmoituksen ja sopimuksen leiman asettamista.

Jos todetaan, että asiakirjaa ei ole osoitettu toimielimelle tai että se ei kuulu sen toimivaltaan, se palautetaan alkuperälähettäjälle asianmukaisilla selityksillä.

Lähtevä kirjeenvaihto

Tämä alue vastaa kirjeenvaihdon ja asiakirjojen vastaanottamisesta jokaiselta yrityksen tai laitoksen yksiköltä ja järjestää ne määräpaikkansa mukaan. Se tekee lähetyksen asiaankuuluvien kanavien kautta heti, kun he ovat vahvistaneet seuraavat:

- Asiakirjat on kirjoitettava institutionaaliselle paperille.

- Asiakirjat on allekirjoitettava (sekä alkuperäinen että jäljennös).

- Liitteet on liitettävä.

- Vastaanottajan ja osoitetietojen on oltava oikeat.

- Lähtöselvityksen ja uloskirjautumisen on oltava päivämäärän ja koodin mukaisia.

Tutkittuaan ja hyväksyessään lähetykselle vahvistetut tiedot ja ominaisuudet, annamme vastaanottotodistuksen.

Tämä alue kantaa vastuun lähettämisestä ja toimittamisesta määränpäähän sen jälkeen, kun ne on luokiteltu reitin mukaan (postitse, henkilökohtaisesti tai suoraan, vaihdon kautta muun muassa).

Kirjekuoret merkitään ja niiden sisältämät asiakirjat tunnistetaan toimitusohjeissa tai laskuissa niiden lähetystavan mukaan. Sinun on palautettava jäljennös leimattuista ja allekirjoitetuista asiakirjoista vastaanottotodistukseksi.

Lopuksi ne arkistoidaan aakkosjärjestyksessä, numeerisessa, temaattisessa tai kronologisessa järjestyksessä uloskirjautumisen suorittamiseksi ja valvonnan aikaansaamiseksi.

Merkitys

Kirjeenvaihtoyksikkö on herkkä ja erittäin luottamuksellinen alue. Tästä riippuu, että suhteet ja viestintä laitoksen sisällä ja sen ulkopuolella tapahtuvat tehokkaasti ja oikea-aikaisesti.

Kirjeenvaihtoyksikön tärkeys riippuu siitä, että nimenomaan yksikön on taattava laitoksen tai yrityksen muistiin liittyvien asiakirjojen säilyttäminen, säilyttäminen ja säilyttäminen.

Päätavoite on tarjota pääsy oikea-aikaisesti yhteisössä käsiteltäviin kirjallisiin tietoihin.

Viitteet

1. "Kirjeenvaihtoyksikkö" Santiago de Calin yliopistossa. Haettu 8. heinäkuuta 2019 Santiago de Calin yliopistosta: usc.edu.co
2. Gutiérrez, E. "4 vaihetta oikein muokata ja järjestää yrityksesi tietueet" kohdassa Ne eivät ole papereita. Haettu 8. heinäkuuta 2019 no papers: nosonpapeles.com -sivustolta
3. Escobar, C. "Asiakirjojen järjestäminen" toiminnassa. Haettu 8. heinäkuuta 2019 aktiviteetteista: blogspot.com
4. "Sisäiset arkistointia ja kirjeenvaihtoa koskevat määräykset" Kolumbian kansallisessa palokunnassa. Haettu 8. heinäkuuta 2019 Kolumbian kansalliselta palokunnalta: firefighters.mininterior.gov.co
5. "Liittovaltion julkisen sektorin kirjeenvaihto- ja arkistoyksiköt" Monterrey Institute of Technology and Higher Studies. Haettu 9. heinäkuuta 2019 Monterreyn teknillisestä ja korkeakouluopistosta: itesm.mx