SIHTEERIN 7 MERKITTÄVINTÄ TEHTÄVÄÄ - JOB - 2025

Sihteerin päätehtäviin kuuluvat esityslistan hallinta, yleisön palveleminen ja luottamuksellisten tietojen käsittely. Se on henkilö, joka vastaa hallinnollisen avun tehtävien suorittamisesta toimistossa.

Tämä asema voi olla mies tai nainen, vaikka yleisin on, että nainen käyttää sitä.

He vastaavat yleensä yrityksen sisällä tietyn hierarkian omaavien henkilöiden, kuten johtajien, esimiesten, presidenttien, luottamuksellisista asioista. Se tekee heistä sen toimeenpanijakunnan oikean käden, jonka puolesta he työskentelevät.

Jos yritys on pieni, sihteerin suuri työmäärä liittyy toimiston perustoimintoihin.

Jotkut maailman maat omistavat hänelle vuoden aikana erityisen päivän kiittääkseen ja juhliakseen työtä. Esimerkiksi Kolumbiassa, Perussa ja Meksikossa sihteeripäivä on 26. huhtikuuta, kun taas Venezuelassa se on 30. syyskuuta.

Sihteerin 7 päätehtävää

Sihteerin tehtävänä on antaa tukea ja yhteistyötä pomolleen, jotta hän voi täysin suorittaa roolinsa organisaatiossa ilman viivästyksiä tai häiriötekijöitä.

Vaikka yrityksen luonne vaikuttaa sihteeriltä vaadittavaan työhön, voidaan sanoa, että hänen päätehtävänsä ovat:

1- Agendan hallinta

Sihteerin vastuulla on pitää ajan tasalla sen henkilön esityslista, jonka hyväksi hän työskentelee. Siellä sinun tulee heijastaa kaikkia työsuhteitasi ja joskus henkilökohtaisia.

Sinun on myös pidettävä kirjaa kaikista henkilöistä ja laitoksista, joiden kanssa työnantajan on oltava yhteydessä.

Sihteerin esityslista toimii usein sen toimeenpanevaakin lokina, jonka kanssa hän työskentelee.

2 - Huomio yleisölle

Huomio yleisölle on yksi keskeisimmistä tehtävistä, jotka sihteerin on suoritettava. Sinun on vastattava puheluihin ja kirjattava syy niihin sekä kaikki tiedot, joiden avulla työnantajasi voi seurata asiaa tehokkaasti.

Hän on myös henkilö, joka vastaanottaa vieraita toimistossa. Siksi sihteerille on tärkeää ylläpitää imagoa, joka on yhdenmukainen työpaikan yrityskuvan kanssa.

Hänen tehtävänään ei ole vain tervehdyttää ja tehdä vierailijoista ystävällisiä, vaan myös antaa ensimmäiset ohjeet ja ohjeet yrityksen organisaatiokulttuurista ja yrityksen sisäisistä prosesseista.

3- Asiakirjojen hallinta

Sen lisäksi, että sihteeri on henkilö, joka vastaanottaa ja käsittelee kirjeenvaihtoa pomolta, sihteeri kirjoittaa, lukee, vastaa ja arkistoi suurimman osan työnantajansa kirjeistä, ilmoituksista, muistioista ja sähköposteista.

Tätä varten sinun tulee käyttää tiettyjä ohjelmistosovelluksia, joiden avulla voit valmistaa tällaisia ​​asiakirjoja nopeammin ja nopeammin.

Näiden pätevyyksien spesifisyys riippuu työn tyypistä, jota vaaditaan sillä alueella, jolla työskentelet.

Sihteeri hallinnoi pomonsa yhteystietokantaa ja arkistoi kirjallisen kirjeenvaihdon sekä kokouspöytäkirjat ja muut toimistossa kiinnostavat asiakirjat.

Sihteeri ottaa yleensä huomioon tärkeissä kokouksissa käsitellyt asiat.

4- Arkaluontoisen tiedon hallinta (sisäinen ja ulkoinen)

Hyvästä sihteeristä erotettavissa tehtävissä on käsitellä riittävästi ja tehokkaasti kaikkia erittäin tärkeitä tietoja yrityksen tai laitoksen toiminnalle, jossa hän työskentelee.

Sinulla on esimerkiksi oltava hallinto laillisista asiakirjoista, joita hallintoelimet voivat milloin tahansa vaatia.

Voit myös saada tietoja ympäristöstä tai mistä tahansa yrityksestä liittyvästä toimijasta. Tietoja on hallittava hienovaraisesti, tehokkaasti ja oikea-aikaisesti.

5- Toimisto-organisaatio

Sihteerin on käytettävä ja ylläpidettävä toimistolaitteita ja huonekaluja: puhelimia, kopiokoneita, tulostimia, projektoria, huonekaluja, arkistokaappeja.

Hän hallitsee tarvikkeiden ja toimistolaitteiden varastot. Se pitää myös fyysiset ja elektroniset tiedostojärjestelmät kunnossa, jotta tiedot ovat helposti saatavilla tarvittaessa.

Sihteerillä on oltava puhdas ja järjestetty työtila, koska se on yleensä yksi ensimmäisistä asioista, jotka yrityksen ulkopuolella olevat ihmiset näkevät tullessaan sen tiloihin.

6- Esitysten valmistelu

Tavallisesti toimeenpanevan johdon on esitettävä raporttinsa esitteiden muodossa, joissa tiedot tiivistetään ja sijoitetaan. Tässä tehtävässä hän yleensä pyytää apua sihteeriltään.

Sihteeristössä työskentelevän henkilön on varmistettava, että siellä olevat tiedot heijastavat oikein tietoja, joita pomonsa haluaa jakaa.

Sinun on myös oltava varovainen, että se on esitys, joka ei sisällä kirjoitusvirheitä ja että se on yhdenmukainen yrityksen graafisen identiteetin kanssa.

7- Hallinnollinen valvonta

Sihteerin vastuulla on myös olla tietoinen siitä, että noudatetaan politiikkoja ja menettelyjä, jotka ovat välttämättömiä sen yrityksen tai laitoksen varojen hoitamiseksi, jossa hän työskentelee.

Hänen pomonsa hierarkkisen tason mukaan sihteeri voi vahvistaa niiden tietojen oikeellisuuden, jotka heijastavat budjettioperaatioiden yksityiskohtia.

Sihteerin on huolehdittava johtamisen valvonnasta ja resurssien oikeasta hallinnosta toimistossa.

Virtuaalinen sihteeri

Verkkoon liittyvien työpaikkojen lisääntyessä syntyy online-sihteerien tai virtuaaliassistenttien lukumäärä.

Nämä sihteerit suorittavat suurimman osan yllä kuvatuista tehtävistä, mutta etäyhteydessä. Tässä tapauksessa sihteerit veloittavat palveluistaan ​​tunti- tai projektikohtaisesti.

Viitteet

1. Rahakulttuuri (2015). Sihteerin 4 päätehtävää. Palautettu osoitteesta: comofuncionaque.com
2. Kokemuller, Neil (s / f). Luettelo sihteerin tehtävistä. Palautettu osoitteesta work.chron.com
3. Pymex (2016). Hallinnollisen sihteerin tehtävät ja vastuut. Palautettu: pymex.pe
4. Vapaaehtoisena nyt (s / f). Mikä on sihteerin rooli? Palautettu osoitteesta: diycomitteeguide.org
5. Windermere, Anna (s / f). Mitkä ovat sihteerin tehtävät johtajan avustajana? Palautettu osoitteesta: pyme.lavoztx.com